¿Cuáles son los diferentes tipos de software de asistente virtual?
Entre los diversos tipos de software de asistente virtual se encuentran los programas de procesamiento de texto, los programas de seguimiento de tiempo y el software de contabilidad. Otros tipos incluyen aquellos que apoyan los esfuerzos de comunicación empresarial, como el correo electrónico y la mensajería instantánea. El software de asistente virtual también puede incluir programas más especializados, como los utilizados para acceder a listados de bienes inmuebles, documentos judiciales o informes de crédito.
Para proporcionar asistencia técnica de apoyo, el software de asistente virtual simplifica ciertos procesos que se pueden realizar usando una computadora, como programar citas y monitorear los mensajes telefónicos entrantes. Una tecnología como esta es utilizada por contratistas independientes que brindan asistencia remota a pequeñas, medianas y grandes empresas. El asistente virtual suele comprar el software que trabaja desde una oficina en el hogar o un cliente o empleador puede entregarlo al asistente, especialmente si el software del asistente virtual necesario se utiliza para un nicho de negocio especializado.
Uno de los tipos más básicos de software de asistente virtual es un programa de procesamiento de texto. Esto hace posible que un asistente de oficina virtual prepare correspondencia comercial y hojas de cálculo para compartir con propietarios y clientes comerciales. Además de este elemento básico del negocio básico, aquellos que brindan asistencia administrativa comúnmente usan programas de correo electrónico y mensajería instantánea para comunicarse con los clientes y sus clientes, cuando es necesario. Algunos programas de comunicación incluso utilizan tecnología avatar para simular conversaciones en persona.
La mayoría de los asistentes virtuales brindan una variedad de servicios que van desde la simple preparación de documentos hasta la asistencia de contabilidad y la comunicación con el cliente. Como los servicios son proporcionados por asistencia remota, es importante que el software del asistente virtual sea preciso y esté actualizado. En los casos en que el cliente y el asistente deben utilizar el software, es importante que ambos utilicen el mismo tipo de software o, al menos, software que sea compatible con otros sistemas informáticos.
Aquellos que brindan asistencia creativa también pueden usar software de publicación de escritorio. Con esto, un asistente de oficina virtual puede preparar folletos, presentaciones visuales y boletines, así como una variedad de otras herramientas útiles de negocios. Un empresario ocupado a menudo contratará a un asistente virtual para manejar específicamente estas actividades, particularmente cuando se le presiona por tiempo o cuando carece de las habilidades para operar dicho software.
El software de asistente virtual que realiza un seguimiento del tiempo dedicado a tareas administrativas y de apoyo es importante, especialmente para los asistentes que tienen varios clientes diferentes o que se les paga por hora o por tarea. Algunos programas de software también permiten a los clientes monitorear remotamente las horas de trabajo de un asistente. En estos casos, el software de asistente virtual que proporciona el seguimiento del tiempo debe instalarse en la computadora de un cliente, así como en la computadora de un asistente. Algunos programas pueden incluso permitir que un cliente vea en qué está trabajando un asistente virtual mientras dedica tiempo a una tarea en particular.