¿Qué hace un personal de back office?
Los miembros del personal de recepción tienden a llamar la atención, porque son los que los clientes ven cuando pagan los artículos en un registro o solicitan asistencia en un lugar de negocios; Los miembros del personal administrativo no son tan visibles, pero son igual de importantes. Algunas de las tareas generales que realizan los miembros del personal administrativo son de naturaleza administrativa, incluidas las llamadas telefónicas, pero generalmente son de otros miembros del personal. Los tres departamentos principales que generalmente conforman una oficina administrativa son el departamento de tecnología, que trabaja en la creación de nuevos programas informáticos y el mantenimiento de los programas que ya están en uso; el departamento de contabilidad, que maneja las finanzas de una empresa; y recursos humanos.
Si bien la mayoría de los miembros del personal administrativo son profesionales altamente capacitados, muchos trabajadores en esta área realizarán tareas administrativas generales. Pueden copiar documentos, enviar faxes y correos electrónicos a otros miembros del personal o gerentes, y organizar archivos. Algunos también contestarán teléfonos, pero estas llamadas rara vez son de consumidores; más típicamente son de otros miembros del personal o de la gerencia. Si un trabajador administrativo tiene que responder llamadas telefónicas, entonces él o ella también pueden estar a cargo de transferir las llamadas de un miembro del personal a otro.
Las empresas generalmente necesitan tecnología, como programas que controlan cajas registradoras, programas de bases de datos y sistemas para ordenar productos de fabricantes o almacenes. La sección tecnológica del personal administrativo se encarga de dos tareas comunes. Estos miembros del personal generalmente tienen que trabajar para modificar y mejorar los sistemas actuales, para que el negocio pueda funcionar más rápido. Otra tarea común es mantener la tecnología actual proporcionando soporte al personal de la oficina central o intermedia si la tecnología no funciona correctamente.
Si un empleado de back office pertenece al departamento de contabilidad, él o ella es responsable de administrar las finanzas. Muchos de estos trabajadores realizan tareas de nómina, como garantizar que todos reciban un pago justo y verificar las horas trabajadas. Estos miembros del personal también crearán informes financieros para mostrar a otros miembros del personal si la empresa está subiendo o bajando, y se aseguran de que se pague a todos los proveedores.
Los miembros del personal de back office que pertenecen al departamento de recursos humanos ayudarán a los empleados si hay alguna queja o problema con un trabajo. Estos trabajadores también están a cargo de contratar y, a veces, capacitar a nuevos empleados. Si los empleados tienen un comportamiento poco ético, corresponde a estos trabajadores emitir advertencias, y serán responsables de despedir a los empleados que no presten atención a las advertencias.