¿Qué hace un departamento de distribución?
Los departamentos de distribución son departamentos encargados de recibir los artículos que se ordenan a los proveedores y de dirigir esos artículos a la división o departamento adecuado dentro de una empresa. La idea es crear una situación en la que todos los bienes se contabilicen desde el momento en que se entregan, hasta el momento en que se emiten a una unidad específica dentro del negocio. El uso de un departamento de distribución hace que sea muy fácil administrar los costos y reducir el potencial de desperdicio, además de minimizar la posibilidad de que la producción se retrase debido a que los productos se envían al departamento equivocado en el momento de la entrega.
El tamaño y el alcance de un departamento de distribución variarán de un entorno comercial a otro. En general, los bienes entrantes son aceptados por un departamento receptor, que verifica que los bienes recibidos son del mismo tipo y cantidad que se refleja en los documentos adjuntos. A partir de ahí, los productos se colocan en un área de almacenamiento y el papeleo se envía al departamento de distribución. Allí, quienes están involucrados en el proceso de gestión de distribución hacen arreglos para enviar los bienes recibidos a las divisiones o departamentos apropiados dentro de la empresa. Una vez que los bienes se entregan al departamento correcto, el personal de distribución registra la fecha y la hora de la entrega, quién recibió los bienes, y luego marca la transacción como completa.
Hacer uso de un departamento de distribución es beneficioso de varias maneras. Primero, el departamento agrega otro nivel de seguridad, porque el escrutinio minucioso de dónde se encuentran actualmente los bienes recibidos en la tubería de la compañía ayuda a reducir la posibilidad de robo de los empleados. La cantidad de los bienes debe coincidir con lo que se muestra como recibido por el departamento de recepción, y también debe estar de acuerdo con las cantidades que se emiten o distribuyen a varios departamentos en la estructura de la empresa. Si hay algún tipo de variación, se pueden tomar medidas para determinar dónde se produjo la variación y, por lo tanto, es más fácil identificar quién pudo haber robado los bienes.
Por lo general, hay varios trabajos del departamento de distribución comunes a este tipo de operación. Junto con un gerente departamental, uno o más operadores de distribución suelen formar parte del equipo de distribución. Los operadores a menudo trabajan con el departamento de recepción para verificar cantidades y tipos de bienes, asegurarse de que se encuentren en el lugar correcto mientras la distribución a otras áreas de la empresa está pendiente y preparar la documentación que autoriza la eliminación de los bienes del almacenamiento y su transporte a su destino. Algunos operadores pueden centrarse más en el manejo real de los bienes, mientras que otros abordan los pasos administrativos involucrados en el proceso de distribución.