¿Qué es una plantilla de oferta?
Una plantilla de oferta es un formato de documento de esquema utilizado por las organizaciones que ofertan para recibir fondos para un proyecto o para ganar un proyecto comercial. En algunos casos, hay una plantilla de oferta estándar emitida por la organización que está considerando las ofertas rivales. En otros casos, los licitantes pueden tener sus propias plantillas utilizadas para ofertar en múltiples escenarios.
La forma más simple de plantilla de oferta es la que se incluye con el software de documentos de oficina comercial o se produce de forma independiente. Por lo general, estos son simplemente esquemas de documentos que incluyen la mayoría de los problemas cubiertos por una oferta formal. En algunos casos, la plantilla se puede configurar para que funcione con una base de datos de la empresa para que la computadora pueda recuperar e insertar automáticamente la información relevante. Si bien el uso de esta forma de plantilla puede ser una opción simple y fácil, particularmente para las organizaciones con pocos recursos, no siempre transmitirá toda la información que la organización licitadora desea proporcionar o que la organización que considera las ofertas desea recibir.
Otra opción es que una organización que realiza múltiples ofertas con varias organizaciones tenga su propia plantilla de oferta. Este será un esquema de documento estándar accesible y utilizado por todo el personal. La principal ventaja de esto es que facilita a los gerentes y departamentos de finanzas revisar las ofertas antes de aprobarlas para su presentación. También se asegura de que el personal con menos experiencia se asegure de incluir todos los detalles que la compañía cree que es importante mencionar en las ofertas.
En algunos casos, la organización que considerará las ofertas emitirá su propia plantilla de oferta estándar. Esto asegurará que reciba las ofertas en un formato consistente y que se solicite a los licitantes la información específica que la organización necesita para evaluar cada oferta. Este sistema puede ser problemático si la plantilla solo funciona correctamente cuando se utiliza en un software de edición de documentos en particular, particularmente en el caso de una organización pública que debe hacer que su proceso de licitación sea accesible para todos los licitantes. Dichas plantillas también deben permitir cierta flexibilidad para tratar con los licitantes que necesitan proporcionar información que no está cubierta por el formato.
A pesar de estos problemas, una organización que hace una oferta siempre debe usar casi siempre la plantilla de oferta provista. No hacerlo puede significar que una oferta se rechaza automáticamente, particularmente en los casos en que hay una gran cantidad de licitadores. Estudiar detenidamente y completar la plantilla de oferta también puede dar una idea de lo que está buscando la organización que evalúa las ofertas, lo que le da al postor una mejor oportunidad de adaptar su oferta.