¿Qué es una plantilla de oferta?
Una plantilla de oferta es un formato de documento de esquema utilizado por las organizaciones que oferta para recibir fondos para un proyecto o para ganar un proyecto comercial. En algunos casos, existe una plantilla de oferta estándar emitida por la organización que está considerando las ofertas rivales. En otros casos, los postores pueden tener sus propias plantillas utilizadas para ofertar en múltiples escenarios.
La forma más simple de plantilla de oferta es la que se incluye con el software de documentos de oficina comercial o se produce de forma independiente. Por lo general, estos son simplemente contornos de documentos que incluyen la mayoría de los problemas cubiertos por una oferta formal. En algunos casos, la plantilla puede configurarse para funcionar con una base de datos de la empresa para que la computadora pueda recuperar e insertar automáticamente la información relevante. Si bien el uso de esta forma de plantilla puede ser una opción simple y fácil, particularmente para las organizaciones que cortan los recursos, no siempre transmitirá toda la información que la organización de licitación desee o que el órganoIzation considerando que las ofertas quieren recibir.
Otra opción es una organización que lleva a cabo múltiples ofertas con múltiples organizaciones para tener su propia plantilla de oferta. Este será un esquema de documento estándar accesible y utilizado por todo el personal. La principal ventaja de esto es que hace que sea más fácil para los gerentes y los departamentos de finanzas revisar las ofertas antes de aprobarlas para su presentación. También se asegura de que el personal menos experimentado se asegure de incluir todos los detalles que la compañía cree que son importantes en las ofertas.
En algunos casos, la organización que considerará las ofertas emitirá su propia plantilla de oferta estándar. Esto asegurará que reciba las ofertas en un formato consistente, y que se solicite a los postores la información específica que la organización necesita para evaluar cada oferta. Este sistema puede ser problemático si la plantilla solo funciona correctamente cuando se usa enSoftware particular de edición de documentos, particularmente en el caso de una organización pública que se requiere para que su proceso de licitación sea accesible para todos los licitadores. Dichas plantillas también deben permitir cierta flexibilidad para tratar con los licitadores que necesitan proporcionar información no cubierta por el formato.
A pesar de estos problemas, una organización que hace una oferta siempre debe usar la plantilla de oferta suministrada. No hacerlo puede significar que una oferta se desestima automáticamente, particularmente en los casos en que hay una gran cantidad de postores. Estudiar y completar de cerca la plantilla de oferta también puede dar una idea de lo que la organización que evalúa las ofertas está buscando, lo que le da al postor una mejor oportunidad de adaptar su oferta.