¿Qué es un sistema de gestión de procesos empresariales?
Un sistema de gestión de procesos de negocio es un programa de software diseñado para ayudar a la organización a identificar y medir la capacidad de respuesta de la organización a las necesidades del cliente. El término gestión de procesos empresariales describe una teoría de gestión que se centra en ciclos continuos de mejora, evaluación, análisis y mejora. Los principales impulsores son la eficacia comercial y la eficiencia general.
Muchas empresas que intentan implementar un sistema de gestión de procesos comerciales son estructuras descentralizadas muy grandes. La alta gerencia no tiene herramientas para evaluar de manera efectiva y objetiva el desempeño de cada aspecto del negocio desde la perspectiva del cliente sin ayuda. El grupo de clientes objetivo suele ser bastante diverso e incluso puede tener requisitos superpuestos. Aunque cada área puede llevar a cabo grupos focales de usuarios, no existe una manera simple de crear una imagen holística.
La creación de esta imagen general de la empresa es el propósito de un sistema de gestión de procesos comerciales. El proceso requerido para implementar y configurar este tipo de sistema es sustancial, tanto en términos de tiempo del personal como de costos reales en dólares. Sin embargo, para una organización grande, los beneficios potenciales son enormes. Una empresa receptiva puede gestionar el ciclo de vida de los diversos productos con precisión quirúrgica. Esta información crea la posibilidad de una organización racionalizada, eficiente y efectiva.
Hay cuatro aspectos principales en cualquier sistema de gestión de procesos empresariales: plataforma de modelado, análisis, gestión de contenido y herramientas de colaboración. La plataforma de modelado es el motor de software real utilizado para crear y manipular los modelos de los procesos comerciales. Esta herramienta debe configurarse para representar con precisión las prácticas comerciales actuales de la empresa, sus áreas de debilidad y fortalezas.
Analytics utiliza potentes herramientas de manipulación de datos para identificar patrones y tendencias en grandes conjuntos de datos. Los patrones se pueden usar para generar un análisis más detallado sobre las necesidades, preferencias, gustos y disgustos de los clientes. Esta información se puede utilizar para predecir la tasa de éxito de una nueva iniciativa y determinar cuánto esfuerzo se requiere para respaldar un producto que ya se lanzó.
Las herramientas de gestión de contenido se utilizan para garantizar que la mensajería corporativa sea coherente en todas las publicaciones internas. Esto incluye comunicación en línea e impresa. Los miembros del personal deben sentir que la empresa se centra en satisfacer las necesidades y prioridades del cliente en todos los niveles.
Las herramientas de colaboración permiten al personal de diferentes áreas de la empresa participar en proyectos conjuntos, crear documentación de los procesos comerciales actuales y trabajar en equipo. En organizaciones grandes, la mayor amenaza para la eficiencia ocurre cuando los departamentos se sienten desconectados del resto de la organización. El trabajo en equipo y el intercambio de información es una excelente manera de asegurarse de que esto no ocurra.