¿Qué es un recibo comercial?
Un recibo comercial es un registro de una transacción. En la mayoría de los casos, documenta una venta, pero una empresa puede emitir un recibo por cualquier cosa que quiera probar que recibió o administró, como bienes donados, horas trabajadas o asistencia. Las empresas generan recibos para cumplir con las leyes de protección al consumidor y para establecer registros a efectos fiscales. Siempre que un recibo presente cierta información básica, puede usar casi cualquier formato. Por lo general, las empresas usan trozos de papel generados por computadora como recibos en ventas minoristas y facturas en transacciones de empresa a empresa.
El tipo más común de recibo comercial es el registro emitido para una venta minorista. La mayoría de las jurisdicciones requieren que las empresas proporcionen recibos a los clientes si la venta supera un cierto umbral. Los recibos proporcionan a los clientes un comprobante de la transacción y demuestran a las autoridades fiscales que el negocio realiza un seguimiento de las ventas a efectos fiscales. Un recibo típico indica el día y la hora de la transacción, los artículos vendidos o los servicios prestados, el precio, los descuentos, el monto del impuesto aplicado y el método de pago. Con la proliferación de cajas registradoras computarizadas y métodos de pago electrónico, la mayoría de los minoristas tienen un sistema de punto de venta que genera automáticamente un registro impreso como parte de la transacción.
Las empresas que compran a otras empresas generalmente completan la transacción utilizando una orden de compra y una factura. La factura enumera los artículos que se venderán y tiene una línea de firma donde el comprador indica que los productos se recibieron en buen estado. Aunque la factura difiere en formato del registro de ventas minoristas, es igualmente válida como recibo comercial oficial.
En ciertas situaciones, una empresa genera recibos por transacciones que no son tan estándar como una venta. Lo más probable es que el recibo comercial en estos casos sea un formulario que se completa a mano con la información específica del evento. Por ejemplo, una empresa que recibe bienes donados podría emitir un recibo al donante a efectos fiscales. A menudo, este recibo se completa a mano con los detalles de la donación a medida que los productos se inspeccionan al momento de la transferencia.
Tradicionalmente, un recibo comercial es un papel físico que se intercambia entre las partes. Con la popularización de Internet, el correo electrónico y la informática móvil, las empresas han desarrollado nuevas formas de proporcionar a los clientes registros de transacciones. Algunas empresas ofrecen enviar recibos por correo electrónico a los clientes o transferir la información electrónicamente mediante aplicaciones de teléfonos celulares. Estos métodos más nuevos han cambiado la naturaleza del recibo comercial al tiempo que ahorran recursos en el proceso.