¿Qué es un programa de cumplimiento?
Un programa de cumplimiento es un programa con un conjunto de reglas creadas por una compañía para delinear formas para que la compañía opere legalmente bajo los estándares y regulaciones gubernamentales. La mayoría de los países y regiones carecen de una agencia única que cree estos estándares para todas las compañías, optando por tener una o varias agencias que gobiernen el nicho particular de una compañía. Para facilitar que la empresa permanezca dentro de los límites legales, generalmente se usa un equipo de cumplimiento para leer nuevos estándares y hacer o actualizar el programa de cumplimiento. Si no se cumple o no se adhiere a este programa, se pueden aplicar sanciones, si no un cierre completo del negocio por parte del gobierno.
Casi todas las empresas, independientemente de lo que producen o hacen, tienen estándares y leyes que deben cumplirse si la empresa desea operar legalmente. Por ejemplo, las industrias de impresión deben limitar la cantidad de químicos orgánicos volátiles (VOC) que usan, las industrias alimentarias deben cumplir con las pautas de saneamiento y los fabricantes deben cumplir con los estándares de derechos humanos. Para ayudar a cumplir con estas reglas, un programa de cumplimiento describe lo que deben hacer los empleados y gerentes para evitar que la empresa se arriesgue a estar fuera de cumplimiento. Si bien el gobierno elabora las normas y reglamentos, generalmente depende de la empresa elaborar su propia política de cumplimiento.
La mayoría de los países y regiones tienen muchas agencias diferentes que crean estándares. La mayoría de las compañías solo tienen que prestar atención a una o dos agencias, específicamente aquellas que controlan el nicho de la compañía. Por ejemplo, una empresa estadounidense que procesa alimentos debe prestar atención a las regulaciones de la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA). También puede haber agencias comerciales generales que presiden todas o muchas compañías.
Los dueños de negocios son libres de consultar las reglas y regulaciones del gobierno, pero este es típicamente un trabajo de tiempo completo, por lo que los propietarios suelen contratar a un equipo de cumplimiento. Este equipo generalmente está compuesto por personas que entienden el lenguaje legal y saben qué agencias deben verificar si hay nuevas regulaciones. Si se hace una nueva regulación, o si se cambia una regulación existente, entonces este equipo modifica el programa de cumplimiento para que la compañía siga las reglas.
Si una empresa no logra o no se adhiere a un programa de cumplimiento, esto puede causar problemas importantes. El mejor de los casos suele ser multas leves y tal vez una advertencia. No cumplir con las regulaciones más severas puede llevar a que el gobierno cierre la compañía por la fuerza, ya sea permanentemente o hasta que la compañía pueda cumplir con las regulaciones.