¿Qué es una copia conformada?
Las copias conformadas son copias exactas de un documento que se prepara cuando no es posible simplemente duplicar una copia del documento original. Esencialmente, esto hace que la copia conformada sea una recreación del original. Para ser este tipo de copia, el documento debe incluir todos los elementos del original, sin cambios en la redacción o estructura, sin importar cuán pequeños o insignificantes puedan aparecer los cambios.
Una copia conformada se puede usar en varias instancias. Los sistemas judiciales permiten el uso de dichos documentos, y a menudo los usan para fines de presentación. Cuando este es el caso, la copia se escribe y se construye exactamente como la original. Además, cualquier notación escrita a mano en los márgenes también se incluirá en el documento. Un empleado de la corte comparará la copia con el original para garantizar que todos los aspectos de los dos documentos sean iguales, incluidas las fechas. Si la firma de un juez aparece en el original, el juez también puede firmar la copia conformada o el nombre del juez puede ser tYped y fechado en los campos apropiados. Una vez que se completa la comparación y el secretario determina que los documentos son espejos entre sí, la copia está estampada y se le asigna una fecha de presentación.
Las empresas también utilizan este formato. Este es a menudo el caso cuando múltiples departamentos necesitan acceso a contratos y otros documentos importantes. Los documentos firmados originales generalmente se mantienen en una ubicación segura, mientras que una copia o copias conformadas se pone a disposición para uso general entre los diferentes departamentos dentro de la organización. Este enfoque asegura que siempre haya una copia del documento firmado original en cuestión, pero permite un acceso generalizado a los términos y condiciones de un documento determinado a aquellos que necesitan esta información para ayudar a los clientes o realizar sus tareas relacionadas con el trabajo.
El mismo individuo que sirvió como firmante en el documento original puede firmar un conforcopia médica. Si esto no es posible o práctico, el nombre del individuo puede ingresarse en el campo de la firma. De la misma manera, es posible certificar o notarizar una copia conformada. Sin embargo, esta acción generalmente se considera innecesaria.