¿Qué es un grupo de costos?
También conocido como centros de costos, los grupos de costos son grupos de costos asociados que todos se relacionan con un producto o servicio específico de alguna manera. Muchas empresas, así como las instituciones de educación superior, utilizan el grupo de costos para rastrear los gastos relacionados con un proyecto o departamento específico. La idea detrás del grupo es asociar costos directos e indirectos con un controlador de costos particular, lo que hace que sea mucho más fácil determinar la cantidad total de gastos involucrados con la operación del departamento o la finalización de un proyecto determinado.
Si bien la estructura exacta de un grupo de costos varía, la mayoría de las organizaciones prefieren crear secuencias numéricas que luego se pueden asignar a un proyecto específico. A menudo, el grupo de costos individual tendrá hasta diez dígitos en la secuencia, con ciertos grupos de esos dígitos utilizados para relacionarse con el proyecto. Por ejemplo, los primeros cuatro dígitos del grupo de costos pueden identificar un departamento específico que está trabajando en el proyecto, mientras que los siguientes dos identifican las relaciones públicasoject mismo. Los últimos cuatro dígitos se relacionarían con un subgrupo específico de gastos asociados con el proyecto, como los costos de comunicación.
La creación de un grupo de costos permite asociar rápidamente un gasto con el departamento y el proyecto correctos. Por esta razón, no es inusual que un cliente comercial proporcione a un proveedor un centro de costos o un número de grupo específico para hacer referencia a la factura de los bienes o servicios prestados. La secuencia de caracteres que componen el grupo proporciona al departamento de contabilidad la información necesaria para devolver los costos a la línea de la línea correcta dentro de los registros contables.
Se puede usar un grupo de costos para rastrear cualquier conjunto de gastos deseados. Por ejemplo, un director nacional de ventas podría asignar centros de costos o grupos a cada una de las regiones de ventas bajo su jurisdicción, lo que permite romper los gastos de la división BASED en el área geográfica. Los grupos de costos también se pueden utilizar para identificar grupos específicos de gastos relacionados con un solo proyecto, lo que permite identificar fácilmente cuánto se gastó en suministros administrativos, lo que se gastó en necesidades de telecomunicaciones como llamadas de conferencia y cuánto del presupuesto del proyecto se gastó en realizar encuestas de consumidores.
Cuando se usa para la mejor ventaja, un grupo de costos simplifica enormemente la tarea contable. La secuencia de caracteres facilita la asociación de varios gastos con un proyecto determinado, sin la necesidad de pasar mucho tiempo investigando cómo aplicar el cargo. Mientras el departamento de contabilidad sepa qué centro se ha asignado a qué departamento o proyecto, es posible aplicar los cargos de manera rápida y eficiente.