¿Qué es un registro funcional?
Un registro funcional, también llamado registro operativo, es un documento escrito que representa las actividades y los eventos circundantes de una empresa. Registra información particular en un formato específico, pero no es un registro administrativo. Este tipo de documento se crea con mayor frecuencia en el momento en que ocurre la actividad y generalmente se considera la versión más confiable de los eventos porque se crea cerca de la información que presenta.
Las empresas mantienen registros para que puedan operar de manera más eficiente, informar sobre sus actividades a inversores y agencias gubernamentales, y evaluar el desempeño en un contexto histórico. Muchos de los formularios que una empresa crea para ayudarlo a mantener los registros son administrativos, como las hojas de contacto de los empleados. Estos formularios documentan las operaciones de oficina estándar y las cosas que los gerentes esperan que suceda regularmente.
Con frecuencia, las empresas deben capturar información que no sea administrativa o estándar. Esta información es a menudo única en el tiempo, aunqueDebe la forma en que se registra la información puede ser uniforme. Para documentar esta información, la empresa utiliza un registro funcional, o un registro escrito de lo que sucedió, que permite que la empresa presente una cuenta simultánea y recupere la información en el futuro si es necesario.
Hay muchos tipos diferentes de registros funcionales. Quizás la forma más fácil de comprender el uso de este tipo de herramienta es examinar algunos ejemplos comunes. Un informe de incidente es un tipo de registro funcional. Las empresas a menudo requieren que el personal complete un informe de incidentes que detalla exactamente lo que sucedió si un empleado o un cliente se lesiona en las instalaciones o mientras se dedica a los negocios de la empresa. Este registro funcional solo se completa cuando es necesario, pero es crítico porque documenta los eventos en las palabras de las personas involucradas, cerca de cuando ocurrió el evento.
Otro tipo de registro funcional es un CUFormulario de retroalimentación de Stomer. No todos los clientes completarán un formulario de comentarios, y un cliente generalmente solo lo hará cuando tenga algo específico que decir sobre el servicio del día actual. El formulario de retroalimentación es un registro funcional porque documenta un evento único que ocurrió en un momento específico en palabras de la persona involucrada.
Un boleto de viaje es un registro funcional que se completa con más frecuencia. A menudo, una empresa hará que sus conductores complete un informe con los detalles de un viaje cada vez que un conductor saca un vehículo de la empresa. De esta manera, si un gerente tiene que responder preguntas sobre la operación del vehículo que ocurrió en el pasado, tiene una cuenta contemporánea de la actividad preparada por el conductor para revisar.
Los registros funcionales pueden proporcionar a un negocio protección contra la responsabilidad. Los clientes y los empleados a menudo tienen años para presentar una demanda contra un negocio para una serie de infracciones civiles. Sin un registro contemporáneo de eventos, sería difícil para una compensacióncualquiera para demostrar qué sucedió exactamente en el pasado.