¿Qué es una oficina sin papel?

Una oficina sin papel es un ambiente de trabajo que opera con la mayoría o todos sus documentos en forma digital, almacenada de forma electrónica y fácil de acceder. Se basa en la idea de que muchas de las funciones en papel de oficinas tradicionales se han digitalizado. A medida que las computadoras se volvieron ubicuas en el entorno laboral occidental, los líderes de opinión comenzaron a imaginar un lugar de trabajo en el que realizar negocios digitalmente no solo optimizaría el proceso comercial, sino que también eliminaría en gran medida la necesidad de papel.

La idea básica que subyace en la oficina sin papel es que, en la mayoría de los casos y en la mayoría de las industrias, los documentos no necesitan ser impresos. Los contratos, por ejemplo, se pueden crear en una oficina, enviados por correo electrónico a las partes y firmados electrónicamente, con cada parte proporcionada una copia certificada del documento firmado. Los planos se pueden almacenar y acceder en línea, con el progreso de la construcción rastreado digitalmente. Los restaurantes pueden agilizar sus operaciones y minimizar los errores digitalizando sus alimentosSistemas de pedido. La mayoría de las empresas realizan al menos algunas de sus transacciones financieras electrónicamente.

Además de simplemente reducir el volumen de papel en el lugar de trabajo, una ventaja significativa de digitalizar documentos es que la versión más reciente está disponible instantáneamente para todos. El acceso a información precisa y actualizada es especialmente crucial en la atención médica, donde los registros de los pacientes se han mantenido tradicionalmente en archivos en papel en varios lugares. El potencial de error es sustancial cuando depende de dichos archivos. Sin embargo, algunos pacientes llevan sus datos médicos pertinentes en un dispositivo de almacenamiento digital que se actualiza cada vez que visitan a un profesional de la salud. Estos dispositivos, reflejados por los registros mantenidos en una base de datos central, son una contribución importante para reducir la dependencia de los profesionales de la salud en el papel y la vulnerabilidad a los problemas asociados con TI.

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CompararD Para los registros digitalizados, el papel tiene muchos inconvenientes. Los documentos en papel requieren una cantidad significativa de tiempo del personal para manejar, crear documentos y luego almacenarlos y recuperarlos. El correo agrega otra capa de tiempo y dinero al manejo de papel. Los documentos en papel también deben almacenarse, ya sea alfabéticamente o por fecha de la creación, y la única forma de recuperar un documento en papel es saber cómo se almacenaba. Además, los gerentes son muy conscientes de que un documento fallecido es a menudo un documento perdido.

Uno de los obstáculos más importantes para la oficina sin papel es el factor humano, es decir, la mayoría de las empresas han estado tradicionalmente orientadas al papel, y es difícil cambiar los viejos hábitos. Por ejemplo, muchos documentos electrónicos se imprimen y archivan con frecuencia simplemente como una cuestión de rutina. Además, la creciente sofisticación y capacidad de las impresoras y las máquinas de copia hace que sea imprimir documentos de una calidad que anteriormente estaba disponible solo en CommerciaL impresoras, pero a una fracción de su costo. Esto condujo a un frenesí de impresión mundial; Desde el momento en que la oficina sin papel se articuló por primera vez hasta 2000, se estima que la producción global de documentos en papel de todo tipo se duplicó. Desde entonces, sin embargo, la salida se ha nivelado y posteriormente comenzó a disminuir.

La implementación de oficinas sin papel puede producir beneficios ambientales deseables. La producción de papel contribuye tanto a la deforestación como a la contaminación, además de la producción de gases de efecto invernadero que se dice que exacerbe el calentamiento global. Además, las tintas utilizadas en la producción de documentos en sí pueden contener componentes dañinos que, en volumen, también tienen un impacto adverso en el medio ambiente.

Muchos archivos se pueden digitalizar, y las empresas que implementan programas sin papel incluyen escanear de registros en papel existentes como parte de esos programas. Muchas compañías han descubierto que han estado almacenando muchos registros en papel que no necesitan, como copias def Declaraciones mensuales enviadas a los clientes. Además de reducir el volumen de documentos en papel almacenados, las organizaciones que se han sometido a programas de digitalización han podido redodicar espacio a fines distintos al almacenamiento de documentos.