¿Qué es una auditoría de impresión?
Una auditoría de impresión generalmente es realizada por grandes organizaciones en anticipación de una solicitud de servicios de impresión para propuesta o renovación de contrato. El propósito principal de una auditoría de impresión es recopilar métricas sobre el uso actual de la impresora, diferentes métodos para acceder a los recursos de impresión y determinar los costos operativos totales asociados con las actividades de impresión. El término auditoría generalmente se asocia con una revisión financiera detallada. Sin embargo, el objetivo principal de cualquier auditoría es que los profesionales imparciales recopilen información y presenten un informe formal para ayudar en la toma de decisiones a nivel ejecutivo.
El alcance de una auditoría de impresión debe definirse claramente al comienzo del proceso para garantizar una respuesta viable. La definición de una función de impresión o trabajo relacionado es crítica, ya que los supuestos pueden dar como resultado conclusiones erróneas. Por ejemplo, una auditoría de impresión puede incluir fotocopias, escaneo electrónico de documentos y trabajos de impresión o una combinación de estas opciones. En otras empresas o industrias, la impresión puede incluir todos los proveedores de impresión externos o contratos para artículos como folletos, panfletos y artículos relacionados.
El primer paso en cualquier auditoría de impresión es recopilar métricas de uso. Todas las impresoras tienen un contador de copias, y las unidades digitales almacenan esta información electrónicamente. Algunas impresoras se conocen como unidades multifunción y tienen la capacidad de imprimir, escanear y fotocopiar. Las métricas para cada una de estas tareas se almacenan por separado. Las unidades que tienen opciones de color y blanco y negro también separan estas dos tareas para una mayor precisión.
Una auditoría de impresión integral debe incluir información sobre cómo se accede a los recursos de impresión. A menudo hay múltiples procesos dentro de la misma organización, y esto puede basarse en los tipos de servicios a los que se accede. Por ejemplo, una oficina moderna tiene una impresora totalmente en red que generalmente es compartida por un grupo de personas. Otras instalaciones pueden tener impresoras individuales ubicadas en cada estación de trabajo. Se pueden enviar trabajos de impresión grandes o solicitudes especiales a una lista seleccionada de proveedores o a uno seleccionado al azar de la guía telefónica.
El costo operativo total para todas las actividades relacionadas con la impresión es una parte esencial de cualquier auditoría de impresión. Esta información debe incluir los costos fijos del equipo, los consumibles, los servicios de reparación, los costos de impresión externa, la electricidad y los requisitos de espacio. Para la mayoría de las empresas, el costo total de la actividad de impresión es bastante alto y es un excelente lugar para introducir medidas de ahorro. Al medir los costos operativos totales, también se debe incluir el tiempo del personal dedicado al mantenimiento y soporte de estas unidades.