¿Qué es un sistema de gestión de procesos?
Un sistema de gestión de procesos es una metodología típicamente utilizada para planificar, monitorear y administrar un proceso comercial. El término gestión del proceso se utiliza para explicar todos los pasos seguidos para obtener una mejor comprensión de los requisitos del cliente y determinar la forma más rentable de satisfacer estas necesidades. Es importante tener en cuenta que un sistema de administración de procesos puede ser una serie de pasos y tareas, o un sistema de software de computadora. Independientemente del tipo de sistema, hay una serie de tareas y pasos específicos que generalmente deben completarse.
Cada sistema de gestión de procesos generalmente involucra seis tareas, todas las cuales deben completarse en orden. La primera tarea es definir el proceso, comprender las necesidades del cliente, así como los riesgos y desafíos para la organización para satisfacer esas necesidades. Un proceso claramente definido generalmente es esencial ya que el equipo de analistas de negocios volverá a este elemento continuamente durante la longitud del proyecto.
Visualizar el proceso ideal es TLa próxima tarea. Este proceso requiere una comprensión clara del proceso, las normas de la industria, las regulaciones gubernamentales y cualquier otra regla que rige el proceso comercial. Además de comprender los requisitos de terceros, la estructura actual de la organización y cualquier sistema que ya esté vigente también debe tenerse en cuenta.
Las métricas son la mejor manera de desarrollar una línea de base del proceso comercial actual y determinar cómo la aplicación de un sistema de gestión de procesos ayudará en las operaciones comerciales. Específicamente, se debe documentar la información sobre la tasa de facturación, el tiempo de procesamiento, el tiempo de respuesta del cliente y cualquier retraso o cuello de botella. Estos valores se mencionarán a través de la implementación del sistema de gestión de procesos y deben usarse después de implementar cualquier cambio para evaluar el éxito del proceso.
Se requieren controles internos en cualquier proceso, y la CURLos controles de alquiler generalmente deben estar documentados. Al utilizar un sistema de gestión de procesos, es esencial incluir el desarrollo e implementación de controles internos en el sistema. Estos controles son necesarios para administrar el acceso, proporcionar pistas de auditoría y apoyar a la organización.
Durante la implementación de un sistema de gestión de procesos, hay dos tipos de informes que se desarrollan. Los informes de actividad se proporcionan en cada etapa y se distribuyen a las partes interesadas y los propietarios de procesos comerciales. El propósito de estos informes es mantener a todos informados sobre el estado del proyecto y documentar toda la información aprendida en el proceso. El segundo tipo de informe se basa en las transacciones que ocurren, problemas identificados, tasas de rotación y otros valores típicamente utilizados para medir el rendimiento.