¿Qué es un ciclo de adquisición?
El ciclo de adquisición es una serie de pasos involucrados en el proceso de adquisición de bienes para la venta o uso por una empresa o agencia. Comienza con la identificación de la necesidad de un producto determinado, se mueve a través del proceso de compra y entrega, y termina en la renovación, donde las personas deciden si necesitan más del producto. A menudo, todo un departamento supervisa este proceso. Este departamento debe encontrar los mejores productos a los mejores precios, considerando limitaciones como negarse a hacer negocios con ciertas empresas o países en el proceso de decidir qué adquirir y desde dónde.
Cuando una empresa identifica la necesidad de un producto, el ciclo de adquisición comienza con la recopilación de información. Las personas investigan opciones disponibles para satisfacer las necesidades y recopilar datos sobre precios, descuentos, tiempos de entrega y otros asuntos. Una vez que identifican la mejor fuente posible, se acercan al proveedor para celebrar negociaciones por contrato. Esto puede ser tan simple como ordenar algunos casos de papel desde una PAper Mill, o tan complejo como la negociación de un sistema informático completamente nuevo para una agencia gubernamental.
Durante esta parte del ciclo de adquisición, las personas de ambos lados trabajan para obtener el mejor trato. El proveedor considerará factores como el tamaño del pedido y la probabilidad de pedidos repetidos, mientras que la compañía piensa en problemas como la rapidez con la que necesita el producto. Puede solicitar a las muestras que le den la oportunidad de evaluar la calidad y comparar las ofertas de diferentes proveedores. Eventualmente, finalizará un acuerdo con un contrato de venta y esperará la entrega.
Después de la entrega, las personas usan o venden el producto, poniendo a su fin el ciclo de adquisición, ya que enfrentan una nueva necesidad de producto o la finalización de un proyecto y no hay más necesidad de un producto determinado. Pueden descartar productos no utilizados, devolver alquileres, deshacerse de los productos dañados y utilizados, y decidir si necesitan ordenar más. EnEste punto en el ciclo de adquisición, las personas pueden solicitar comentarios de los empleados y otros sobre qué tan bien el producto satisface sus necesidades, para decidir si quieren usar el mismo proveedor o recurrir a alguien nuevo.
.Por lo general, existen procedimientos de adquisición específicos en una empresa. Las personas deben seguirlos si desean pedir nuevos productos, desde la presentación del formulario de solicitud correcto hasta asegurarse de que alguien esté disponible para firmar el producto al momento de la entrega. Esto puede ser complicado en los lugares de trabajo con problemas como las preocupaciones de seguridad, donde proteger la seguridad del lugar de trabajo puede requerir algunos pasos adicionales, como ejecutar verificaciones de antecedentes en los proveedores, durante el ciclo de adquisición.