¿Qué es una propuesta de proyecto?
Las propuestas de proyectos son documentos diseñados para presentar un plan de acción, describir las razones por las cuales la acción es necesaria y convencer al lector de que acepte y apruebe la implementación de las acciones recomendadas en el cuerpo del documento. En muchos casos, el documento se redacta como respuesta a una solicitud de propuesta (RFP) emitida por un cliente actual o potencial. Sin embargo, un documento de este tipo también puede estar preparado para cumplir un propósito interno, especialmente cuando alguien dentro de la empresa tiene una idea de cómo hacer que la empresa sea más rentable o eficiente y necesita autorización y respaldo para implementar la acción.
En cualquier situación, una propuesta de proyecto se organizará claramente para que los lectores puedan seguir una progresión lógica de pensamiento a la conclusión. Muchas propuestas de muestra ofrecen una guía básica que puede ayudar incluso a los novatos a entrar en el ritmo de la redacción de propuestas efectivas. Las pautas generalmente identifican cinco componentes o secciones clave de cualquier propuesta de proyectoL: La introducción, antecedentes, estrategia, presupuesto o financiación, y resultados.
Con la sección introductoria de una propuesta de proyecto, la idea es decirles a los lectores de qué se trata el proyecto y por qué vale la pena tomarse el tiempo para considerar el proyecto en primer lugar. Esencialmente, esta sección sirve para validar el tiempo y el esfuerzo dedicado a presentar los datos, así como el tiempo requerido para leer y considerar los méritos y la viabilidad del proyecto en sí. La introducción no es el lugar para presentar las nueces y los pernos del proyecto, solo para establecer su potencial y cultivar suficiente interés para alentar al lector a aprender más.
El fondo expone los puntos básicos de la introducción, a menudo citando razones específicas por las cuales el plan del proyecto es bueno, basado en datos históricos, proyecciones de necesidades y rendimiento futuras, y las circunstancias actuales del negocio. Los antecedentes ayuda a desarrollar el caso de cómo el proyecto puede satisfacer las necesidades que han surgido debido a acciones pasadas, al tiempo que anticipan las necesidades futuras y abordándolas de manera oportuna. En su mayor parte, la sección de fondo establecerá firmemente que se debe hacer algo y allanar el camino para aprender cómo se puede lograr algo.
Con la sección de estrategia de la propuesta del proyecto, el objetivo es describir todos los procedimientos necesarios para que el proyecto sea exitoso. A menudo, la estrategia ayuda a definir objetivos a corto y largo plazo para el proyecto, explica cómo lograr sistemáticamente cada paso y qué tipo de rendimiento se puede esperar del esfuerzo. Aquí, el lector comienza a tener una idea de cuán importante es el proyecto y el potencial que tiene para ayudar a la empresa a hacer un mejor uso de los recursos disponibles mientras se posiciona para el futuro.
La sección de presupuesto se reduce a lo que la mayoría de los tomadores de decisiones deben saber antes de aprobar cualquier ProjecT: ¿Cuál es el costo involucrado con la implementación de la propuesta del proyecto? En esta sección, el detalle debe estar respaldado con hechos y cifras que estén bien investigadas y cubren todos los aspectos imaginables del financiamiento necesario para lanzar y mantener el proyecto a lo largo del tiempo. Muchas propuestas fallan aquí, debido a la falta de detalles y la evidencia de apoyo de los detalles que se incluyen.
Finalmente, la propuesta del proyecto apunta al resultado de la implementación del proyecto. Esta es la sección donde todos los beneficios se explican claramente. Las ventajas pueden incluir elementos tales como reducir los costos operativos, aumentar el perfil público del negocio, generar más ventas o aumentar las ganancias debido al uso más eficiente de los recursos disponibles. Al igual que con el detalle del presupuesto, es importante que cada beneficio nombrado pueda ser respaldado por otros datos para ser considerados seriamente.
Escribir una propuesta a veces es más fácil cuando se proporciona un RFP formal. A menudo, la RFP se estableceráLa estructura básica de la propuesta proporciona pistas invaluables sobre la información específica que es de interés para el cliente potencial y defina el orden en que se presentan los datos. Cuando se proporciona un RFP, es esencial seguir las especificaciones del documento a la carta. De lo contrario, la propuesta se reservará y uno de los otros proveedores que siguió las disposiciones se otorgará de cerca el negocio.