¿Qué es una evaluación de propuesta?
Una evaluación de la propuesta es un proceso de cinco pasos utilizado para proporcionar una revisión equilibrada e imparcial de una propuesta de negocio formal. Este tipo de proceso se encuentra más comúnmente en los departamentos de adquisiciones o gestión de contratos de grandes organizaciones o corporaciones. El propósito principal de una evaluación de propuestas es garantizar que se utilice un proceso justo y transparente para seleccionar la presentación ganadora. Esto es muy importante, porque a menudo se requieren propuestas para proyectos o gastos costosos.
Los cinco pasos utilizados en la evaluación de la propuesta son: formar un equipo para revisar los envíos, garantizar el cumplimiento de los requisitos de envío, revisar las respuestas contra los detalles del documento de licitación, asignar un peso a cada categoría y calificar cada envío. La propuesta con el puntaje más alto es el postor exitoso. Una vez que se realiza la selección, todas las empresas que presentan una propuesta están informadas de los resultados. Las empresas que no tienen éxito tienen el derecho de presentar una demanda si sienten que el proceso fue parcial o bLey de contrato de Rke.
El primer paso en un proceso de evaluación de propuestas es formar un equipo interno que sea responsable de revisar las presentaciones. La membresía en el equipo debe basarse en la experiencia en el proceso relevante, la experiencia relacionada y una comprensión firme del proceso de adquisición. En algunas organizaciones, este equipo participa en la creación de la solicitud de propuesta (RFP) o documento de licitación que se distribuye a proveedores potenciales. Otras empresas podrían decidir que tener dos equipos separados elimina la posibilidad de conflicto de intereses e interferencia con la selección final.
Por lo general, un oficial de adquisiciones o coordinador de RFP revisa todas las presentaciones para garantizar el cumplimiento completo de todos los requisitos. Este es puramente un cheque administrativo para garantizar que se recibieran todas las ofertas antes de la fecha límite, se procesó cualquier pago requerido y que no hay páginas ni documentosestán desaparecidos. Una vez que se completa este cheque, se realizan copias de las propuestas para cada miembro del equipo de evaluación.
Los miembros del equipo comienzan en la nueva etapa de la evaluación de la propuesta revisando cada respuesta individual y comparándola con el documento de RFP o especificación. El propósito de la revisión es determinar si la propuesta aborda todos los elementos de la RFP. A veces se informan los elementos que faltan al Coordinador de RFP, que hace un seguimiento de la compañía para verificar si la omisión es un error administrativo, pero en muchos casos, no se realiza un seguimiento.
Dependiendo de la estructura del equipo, se asigna un peso a cada sección de la RFP. Algunas compañías toman estas decisiones como grupo, y otras permiten a cada miembro del equipo hacer un juicio independiente. El peso total debe sumar hasta 100, y las categorías deben basarse en los requisitos reales de RFP. Aunque algunas compañías asignan peso a la calidad de la presentación real, muchas no lo hacen, porque esta eSsencialmente otorga puntos por presentar una propuesta.
La última etapa de la evaluación de la propuesta es asignar una puntuación. Cada miembro del equipo toma una decisión independiente y presenta su tarjeta de puntaje al coordinador de RFP, quien luego totaliza las respuestas y determina la propuesta exitosa. Todo este proceso debe ser transparente y defendible en un tribunal de justicia como imparcial y justo.