¿Qué es una factura de orden de compra?
Una factura de orden de compra es un documento utilizado en transacciones comerciales. El nombre de este documento proviene del hecho de que se incluye un número de orden de compra. Este número se utilizará durante la duración de la transacción. Es posible tener numerosas facturas de orden de compra entre un comprador y un vendedor en un momento dado. Dicho documento se puede utilizar para bienes o para servicios.
para que un contrato sea legal, debe haber una oferta y una aceptación. El intercambio de dinero y bienes entre un comprador y un proveedor es un contrato. En tal situación, la factura de la orden de compra puede verse como una oferta porque el comprador expresa la voluntad de comprar una cantidad específica de ciertos bienes a un precio determinado. El proveedor acepta cumpliendo la orden, emitiendo una factura y recibiendo el pago.
Una factura de orden de compra generalmente contiene numerosas piezas de información. El comprador debe identificarse claramente, incluidos sus datos de contacto. Además de esto, hay usuaLly, un espacio provisto para la dirección de envío, ya que las empresas pueden tener más de un lugar de operación. El número de orden de compra es una información muy importante que normalmente se encuentra en o cerca de la parte superior del documento.
La persona que realiza el pedido debe aparecer en la factura. Los términos especiales que se aplican a la transacción generalmente se incluyen. El pedido debe describirse a fondo, incluidos los nombres de artículos o servicios, la cantidad, los números de SKU y los precios. El comprador también puede calcular impuestos, envío y manejo, y otros costos.
Una factura de orden de compra puede proteger tanto al comprador como al vendedor. En nombre del comprador, hay evidencia de que solicitó un cierto número de productos específicos y esperaba pagar un precio específico. Si el vendedor proporciona otros productos o servicios o intenta aumentar el precio, el comprador tendrá un documento que registra su originaloferta. El vendedor está protegido porque sin dicho documento, el comprador podría solicitar bienes y luego negarse a aceptarlos o pagarlos.
pueden existir numerosas facturas de pedidos de compra porque un comprador puede hacer nuevos pedidos antes de que se completen pedidos anteriores. Por ejemplo, digamos que el mantenimiento de Charlie obtiene un contrato para reemplazar un techo. Charlie puede usar una factura de orden de compra para solicitar los suministros para el trabajo. Más tarde ese día, el mantenimiento de Charlie podría obtener otro contrato para reparar un muelle. Los suministros necesarios para este trabajo probablemente se colocarían en una factura de orden de compra diferente.
Esto destaca la importancia del número de orden de compra. Cada vez que se comuniquen las dos partes, este número generalmente se usará para eliminar la confusión. Esto incluye cuando se realizan consultas con respecto al estado del pedido, cuando se envían avisos de pedido de retroil y cuándo se emiten las facturas.