¿Qué es un número de orden de compra?
Un número de orden de compra (PO) es un código alfanumérico que se asigna a una solicitud particular para comprar algo. Con mayor frecuencia, las empresas utilizan internamente los números de PO para realizar un seguimiento de sus propias compras. Sin embargo, algunas compañías asignarán códigos a todas sus ventas y darán números de pedido a sus clientes para que los clientes puedan rastrear sus pedidos. Estos códigos pueden estar en cualquier formato alfanumérico, y muchas compañías usarán letras o números específicos para indicar ciertas cosas sobre el pedido, como lo que se vende, la ubicación, el comprador y la fecha.
Uso dentro de las empresas
En muchas empresas, se asigna un número de orden de compra después de que un empleado o un departamento envía una solicitud para el pedido de ciertos bienes o servicios. La solicitud generalmente se envía formalmente a un agente de compras utilizando lo que se conoce como un formulario de solicitud. Si se aprueba la solicitud, se crea una orden de compra y se le asigna un número de orden de compra. En ese momento, el pedido se realiza con otra compañía, que a menudo registra el número de pedido del comprador para incluirlo en los detalles del pedido.
A medida que el proveedor prepara una lista de envío o embalaje para acompañar el pedido del cliente, el número de pedido de compra generalmente se incluye en los detalles. Esto hace posible que el agente receptor del comprador verifique la cantidad y el tipo de bienes entregados y confirme que el envío está asociado con un pedido debidamente autorizado. El número de orden de compra también aparece en la factura y en cualquier otra documentación que el vendedor le dé al cliente. Desde esta perspectiva, el número de orden de compra agiliza la programación de pagos al proveedor y permite que los productos se envíen al departamento adecuado.
El número de pedido también permite que la empresa aplique el costo al presupuesto del departamento que realizó el pedido. También proporciona al departamento de cuentas por pagar la verificación de que el gasto es legítimo. El pago puede ser entregado al vendedor.
Formato
La construcción exacta y la longitud de un número de orden de compra variarán de una compañía a otra. Muchas empresas que operan en varios sitios utilizarán los primeros caracteres del código para identificar la ubicación que realizó el pedido, como "CHI" para representar una instalación en Chicago. Los siguientes caracteres podrían identificar el departamento específico que realizó el pedido, como "RD" para representar el departamento de investigación y desarrollo. Por lo tanto, el número de pedido de un pedido realizado por el departamento de investigación y desarrollo de una empresa en Chicago podría comenzar con "CHIRD", seguido de otros caracteres alfanuméricos que brindan más información sobre el pedido.
Las empresas suelen estructurar sus números de PO de la manera que mejor funcione con sus sistemas de seguimiento interno. Algunos también hacen uso de guiones o espacios, que pueden ayudar cuando solo ciertos caracteres dentro de un número de PO necesitan leerse para un propósito específico. En respuesta a la gran variedad de longitudes y formatos que se pueden usar, muchos proveedores configuran los campos en sus bases de datos de seguimiento de pedidos para permitir que se use cualquier número de caracteres, incluso 30 o más, en un número de pedido de compra.