¿Qué es un número de orden de compra?
Un número de orden de compra (PO) es un código alfanumérico que se asigna a una solicitud particular para comprar algo. La mayoría de las veces, las empresas usan internamente los números de PO para rastrear sus propias compras. Sin embargo, algunas compañías asignarán códigos a todas sus ventas y darán números de PO a sus clientes para que los clientes puedan rastrear sus pedidos. Estos códigos pueden estar en cualquier formato alfanumérico, y muchas compañías usarán letras o números específicos para indicar ciertas cosas sobre el pedido, como lo que se vende, la ubicación, el comprador y la fecha.
Uso dentro de las empresas
En muchas empresas, se asigna un número de orden de compra después de que un empleado o un departamento presente una solicitud para el pedido de ciertos bienes o servicios. La solicitud generalmente se presenta formalmente a un agente de compras utilizando lo que se conoce como formulario de solicitud. Si se aprueba la solicitud, se crea una orden de compra y se le asigna un número de orden de compra. En ese punto, el orden se coloca con unNother Company, que a menudo registra el número de PO del comprador para su inclusión en los detalles del pedido.
Como el proveedor prepara una lista de envío o empaque para acompañar el pedido del cliente, el número PO generalmente se incluye en los detalles. Esto hace posible que el agente receptor del comprador verifique la cantidad y el tipo de bienes entregados y confirmar que el envío está asociado con una orden adecuadamente autorizada. El número de orden de compra también aparece en la factura y cualquier otro papeleo que el proveedor le brinde al cliente. Desde esta perspectiva, el número de PO agiliza la programación del pago al proveedor, y permite que los bienes se enruten al departamento adecuado.
El número de PO también hace posible que la compañía aplique el costo al presupuesto del departamento que realizó el pedido. También proporciona al departamento de cuentas por pagar una verificación de que el gastoes legítimo. El pago se puede representar al proveedor.
formato
La construcción exacta y la longitud de un número de orden de compra variarán de una compañía a otra. Muchas empresas que operan en múltiples sitios utilizarán los primeros caracteres del código para identificar la ubicación que colocó el pedido, como "Chi" para representar una instalación en Chicago. Los siguientes personajes pueden identificar el departamento específico que colocó el pedido, como "RD" para representar el departamento de investigación y desarrollo. Por lo tanto, el número de PO para un pedido realizado por el departamento de investigación y desarrollo de una empresa en Chicago podría comenzar con "Chird", seguido de otros caracteres alfanuméricos que proporcionan más información sobre el pedido.
Las empresas generalmente estructuran sus números de PO de cualquier manera que mejor funcione con sus sistemas de seguimiento interno. Algunos también utilizan guiones o espacios, lo que puede ayudar cuando solo ciertos caracteres dentro de un número de PO deben leerse para una especificaciónPropósito fic. En respuesta a la amplia variedad de longitudes y formatos que se pueden usar, muchos proveedores configuran los campos en sus bases de datos de seguimiento de pedidos para permitir que cualquier número de caracteres, incluso 30 o más, se use en un número de pedido de compra.