¿Qué es una solicitud de información?
La solicitud de información, o RFI, es una estrategia comercial común que está diseñada para permitir a los clientes potenciales recopilar datos sobre los servicios y el soporte ofrecido por diferentes proveedores potenciales. El formato exacto del documento variará según el tipo y la profundidad de la información que el cliente desee obtener. A menudo, una solicitud de información es un documento sencillo de preguntas y respuestas que requiere respuestas muy simples, lo que permite al cliente enviar la solicitud a múltiples proveedores y comparar fácilmente las respuestas.
Si bien la solicitud de información comparte algunas características con la solicitud de propuesta o RFP, los clientes tienden a utilizar la RFI como un medio para recopilar datos básicos en preparación para decidir qué proveedores serán seleccionados para recibir una invitación para presentar una propuesta formal. El RFI típico no proporciona mucha información sobre el cliente y tiende a centrarse más en las prácticas comerciales generales, la gama de bienes y servicios disponibles del proveedor y, a veces, en los precios estándar publicados. Por el contrario, la solicitud de propuesta generalmente irá más allá de esta información básica, proporcionando datos adicionales sobre el cliente, solicitando precios basados en el uso del volumen e invitando a los proveedores a responder con soluciones a las necesidades específicas del cliente.
Desde esta perspectiva, la solicitud de información se puede ver como un medio de recopilar información que luego se evalúa y se utiliza para determinar el siguiente paso en el proceso. Si la idea es buscar proveedores para el establecimiento de un acuerdo contractual a largo plazo, el cliente puede enviar la RFI a varias empresas que ofrecen los productos básicos deseados. Una vez que se reciben todas las respuestas, el cliente compara los méritos de cada respuesta, y finalmente reduce la lista de candidatos de RFP a unos pocos seleccionados. En ese momento, los proveedores que pasaron con éxito por esta etapa preliminar están invitados a enviar una propuesta, generalmente utilizando una solicitud y un formato específico suministrado por el cliente potencial.
Una solicitud de información también se puede utilizar como un proceso comercial básico para evaluar proveedores potenciales donde no es práctico un acuerdo contractual a largo plazo. En este escenario, el RFI sirve para identificar proveedores que ofrecen los precios estándar más competitivos para bienes y servicios que el cliente pueda necesitar de vez en cuando. Por ejemplo, una empresa local puede enviar un RFI a todas las tiendas de suministros de oficina locales como un medio para averiguar cuál tiene el precio más bajo en suministros de oficina en general, cuáles ofrecen descuentos por volumen si un pedido supera una determinada cantidad, y quien entrega pedidos con o sin un cargo de entrega. Los datos se guardan en un archivo, lo que permite a la pequeña empresa tomar decisiones sobre dónde comprar suministros de oficina cuando sea necesario.