¿Qué es una solicitud de información?
La solicitud de información, o RFI, es una estrategia comercial común que está diseñada para permitir a los clientes potenciales recopilar datos sobre los servicios y el soporte ofrecidos por diferentes proveedores potenciales. El formato exacto del documento variará, en función del tipo y profundidad de información que el cliente desea obtener. A menudo, una solicitud de información es un documento directo de preguntas y respuestas que requiere respuestas muy simples, lo que permite al cliente enviar la solicitud a múltiples proveedores y comparar fácilmente las respuestas.
Si bien la solicitud de información comparte algunas características con la solicitud de propuesta o RFP, los clientes tienden a usar el RFI como un medio para recopilar datos básicos en preparación para decidir qué proveedores serán seleccionados para recibir una invitación para presentar una propuesta formal. El RFI típico no proporciona mucho en el camino de los antecedentes del cliente, y tiende a centrarse más en las prácticas comerciales generales, la gama de bienes y servicios AVailable del proveedor, y a veces el precio estándar publicado. Por el contrario, la RFP generalmente irá más allá de esta información básica, proporcionando datos adicionales sobre el cliente, solicitando precios basados en el uso de volumen e invitar a los proveedores a responder con soluciones a necesidades específicas del cliente.
Desde esta perspectiva, la solicitud de información puede verse como un medio para recopilar información que luego se evalúa y utilizan para determinar el siguiente paso en el proceso. Si la idea es eventualmente buscar proveedores para el establecimiento de un acuerdo contractual a largo plazo, el cliente puede enviar el RFI a múltiples empresas que ofrecen los productos básicos deseados. Una vez que se reciben todas las respuestas, el cliente compara los méritos de cada respuesta, y finalmente reduce la lista de candidatos a RFP con unos pocos seleccionados. En ese momento, los proveedores que pasaron con éxito thSe invita a esta etapa preliminar a enviar una propuesta, generalmente utilizando una solicitud y un formato específico suministrado por el cliente potencial.
Una solicitud de información también se puede utilizar como un proceso comercial básico para evaluar a los posibles proveedores donde no es práctico ningún acuerdo contractual a largo plazo. En este escenario, el RFI tiene el propósito de identificar a los proveedores que ofrecen los precios estándar más competitivos para bienes y servicios que el cliente puede necesitar de vez en cuando. Por ejemplo, una empresa local puede enviar un RFI a todas las tiendas de suministros de oficina locales como un medio para averiguar cuál tiene el precio más bajo en los suministros de oficina general, cuáles ofrecen descuentos de volumen si un pedido es más de una cierta cantidad y quién entrega pedidos con o sin un cargo de entrega. Los datos se mantienen en el archivo, lo que permite que la pequeña empresa tome decisiones sobre dónde comprar suministros de oficina cuando surja la necesidad.