¿Qué es una solicitud de licitación?
A veces se denomina simplemente RFT, una solicitud de licitación es un documento que sirve como una invitación para que los proveedores y varios tipos de vendedores brinden bienes y servicios al emisor del documento. En su mayor parte, este tipo de invitación es utilizada por entidades gubernamentales que van desde el nivel local hasta el nacional. Una solicitud de licitación proporciona una función similar a la solicitud de propuesta o RFP en el sector privado.
Una de las características distintivas de una solicitud de licitación es que la invitación no se emite a un grupo selecto de proveedores potenciales. Esto es diferente de una solicitud de propuesta, donde el documento puede ser algo amplio o muy detallado, y solo está dirigido a proveedores que la compañía considera que pueden satisfacer sus necesidades. En cambio, los gobiernos se centran en proporcionar información muy específica sobre los tipos de bienes que desean e invitan a una amplia gama de proveedores potenciales a suministrar. Cualquier empresa o individuo que cumpla con los criterios establecidos en el texto del documento es libre de aplicar y posiblemente se le otorgue el estatus de proveedor autorizado.
En algunos países, responder a una solicitud de licitación requiere que el proveedor potencial presente lo que se conoce como solicitud de información o RFI. Este documento esencialmente proporciona antecedentes sobre el proveedor potencial, incluidos detalles sobre el número de años en el negocio, información sobre la estabilidad financiera del negocio y cualquier otro factor que pueda ser relevante para calificar como proveedor autorizado para el gobierno. Se puede enviar una copia del documento junto con la presentación de la RFT, o se puede solicitar al proveedor que afirme que se envió previamente una RFI, haciendo referencia a la fecha y la entidad gubernamental que recibió la solicitud de información.
No existe una plantilla estándar para preparar una solicitud de licitación. El documento final reflejará las regulaciones y normas actuales que el gobierno debe observar. Esto significa que es probable que el borrador final sea muy detallado y proporcione a los posibles proveedores información adecuada para determinar si deben o no responder a la solicitud. Los requisitos de este tipo evitan que los proveedores que no cumplan con los estándares gubernamentales dediquen tiempo a elaborar una respuesta que es muy probable que se considere, al tiempo que minimiza el número de respuestas que debe revisar la entidad que emitió la solicitud original de licitación.