¿Qué es una orden de trabajo de servicio?
Una orden de trabajo de servicio es una solicitud de servicios en un documento formal que proporciona tanta información como sea posible sobre la situación para que una persona adecuada pueda completar la orden de trabajo. Las órdenes de trabajo de servicio actúan como una documentación formal de una orden para realizar el trabajo. Si surge algún problema, será posible consultar la orden para obtener más información sobre lo que puede haber salido mal, o para hacer cumplir una solicitud realizada dentro de los límites y las reglas de la organización.
La mayoría de las organizaciones tienen un formulario que utilizan para las órdenes de trabajo de servicio. La persona que completa el documento debe proporcionar información de contacto y autorización para indicar que el pedido es legítimo. Esto puede requerir una firma cruzada u otro respaldo de una persona facultada para finalizar las órdenes de trabajo. El documento detalla el problema, qué servicios se deben proporcionar y cualquier nota relevante. Podría indicar que la computadora de una secretaria tiene un virus, por ejemplo, y le pedirá al departamento de tecnología de la información que envíe un técnico para resolver el problema.
Las órdenes de trabajo de servicio también pueden tener notas que documenten la urgencia asociada con la orden. Algunos proyectos pueden ser urgentes y requieren atención inmediata, como por ejemplo, si un cliente no tiene servicio telefónico y la compañía telefónica necesita un técnico para mirar la línea. Otros asuntos pueden ser menos oportunos y podrían posponerse o reprogramarse si es necesario. La orden de trabajo de servicio puede incluir una calificación de urgencia o una fecha límite para beneficio del departamento de servicio.
Cuando un departamento recibe una orden de trabajo de servicio, puede ingresar los detalles en un sistema informático para abrir un registro y asignar un técnico a la tarea. Algunas compañías usan sistemas automatizados que pueden localizar a los trabajadores en el campo o mientras trabajan alrededor de un edificio. Estos pueden permitir la reprogramación en tiempo real para adaptarse a las necesidades cambiantes. El técnico lleva la orden de trabajo al sitio, realiza el trabajo y cierra la sesión para indicar que la orden está completa.
La finalización de una orden de trabajo de servicio puede requerir varias visitas si un técnico necesita piezas o equipos especiales. El destinatario del trabajo también puede necesitar firmar junto con el técnico para indicar que el servicio se realizó y que es satisfactorio. En el caso de una disputa sobre cualquier etapa del proceso, como un reclamo de que el trabajo no se realizó, la orden de trabajo del servicio puede proporcionar información y contexto para resolver el problema.