¿Qué es una política de gastos?
Una política de gastos es un plan de acción lógico y organizado que se utiliza para determinar cómo se gastan los recursos disponibles. Los gobiernos y las empresas a menudo emplean una política de este tipo, y ayuda en el proceso de control del gasto. El desarrollo de una política de gasto viable es crucial para la operación continua de un negocio, ya que ayuda a garantizar que los bienes y servicios necesarios para operar estén disponibles y que el dinero no se desperdicie en productos no esenciales.
Al elaborar una política de gastos de la empresa, es importante identificar no solo qué tipo de gastos son necesarios para la operación en curso, sino también priorizar esos gastos para que los bienes se compren de manera oportuna. Hacerlo tiene varios beneficios para el negocio. Al programar el gasto de acuerdo con pautas de compra específicas, es posible mantener los inventarios dentro de límites razonables y evitar pagar impuestos sobre los bienes que languidecen en el almacenamiento durante largos períodos de tiempo. Además, el establecimiento de reglas de gasto que controlen el proceso de gasto significará que los recursos están disponibles para hacer frente a problemas imprevistos, en lugar de estar atados en el inventario existente.
Escribir una política de gastos es muy similar a escribir un presupuesto, ya que es necesario determinar los tipos de compras necesarias, cuándo deben realizarse esas compras y las cantidades que pueden permitirse con la compra de cada bien o servicio. Muchas compañías operan un departamento de compras que es responsable de asegurar que se cumpla la política de gastos. Esto a menudo se traduce en una estructura en la que los departamentos presentan solicitudes de bienes necesarios para su revisión por parte de un agente de compras. El agente evalúa la solicitud y, si se aprueba, asigna un pedido de compra a la solicitud y autoriza la colocación del pedido. Este enfoque facilita el procesamiento de pagos a proveedores y el seguimiento de esos gastos a la luz del presupuesto establecido para cada departamento dentro de la estructura de la empresa.
En el mejor de los casos, una política de gastos hace posible que una empresa haga el uso más prudente de sus recursos financieros, lo que finalmente resulta en la producción de bienes y servicios que se venden a los clientes y generan ingresos. Cuando una política de gastos es incompleta o está mal definida, las posibilidades de mantener los gastos dentro de lo razonable y aumentar el resultado final de la empresa disminuyen significativamente, a veces hasta el punto de hacer que el negocio fracase.