¿Qué es un balance de prueba?
El saldo de prueba es una lista contable que muestra los saldos iniciales y finales de todas las cuentas incluidas en el conjunto de libros. Este formato de hoja de trabajo permite evaluar si los débitos totales para el período citado están en equilibrio con el número total de créditos generados para el mismo período. Cuando existe un verdadero saldo de prueba, los créditos totales y los débitos totales serán iguales.
Usar un saldo de prueba para calificar el estado actual de los registros contables es útil de varias maneras diferentes. Una de las cosas más importantes que logra preparar un saldo de prueba es identificar rápida y fácilmente cuando los débitos y créditos no son iguales. Al ejecutar un saldo de prueba de forma regular, esto permite identificar rápidamente un período contable específico donde se produjo un desequilibrio y corregirlo rápidamente.
Por esta razón, muchas empresas optan por ejecutar un saldo de prueba al menos mensualmente. Dependiendo del ciclo de facturación utilizado por la empresa, puede ser útil preparar la hoja de trabajo para un saldo de prueba cada dos semanas. Esencialmente, cuanto más corto sea el período que se esté considerando, más fácil será identificar el origen del desequilibrio y resolver la situación antes de que se convierta en un problema contable importante.
En muchos casos, cualquier diferencia entre los créditos y débitos que aparece en un saldo de prueba no es más que un error de registro que tuvo lugar en algún momento durante el período de tiempo considerado. Cuando ese es el caso, el error generalmente se puede detectar con facilidad y restablecer un estado de igualdad entre los débitos y créditos.
Un saldo de prueba es especialmente efectivo para ayudar a identificar un error de registro de doble entrada. A menudo, la diferencia entre los créditos y débitos conducirá rápidamente a una publicación específica que puede haberse ingresado por error en dos columnas o cuentas diferentes dentro del conjunto general de libros.
Al mismo tiempo, el saldo de prueba puede indicar una desigualdad creada al ingresar un crédito o débito en la cuenta incorrecta. Cuando este es el caso, encontrar el error puede llevar un poco más de tiempo, ya que implicará revisar cada publicación durante el período citado y confirmar que la publicación se realizó en la cuenta correcta y bajo la clasificación correcta.
La ejecución del saldo de prueba suele ser un precursor de la preparación de otros documentos financieros, como el estado de ingresos y gastos. Al asegurarse de que todos los débitos y créditos registrados durante el período sean correctos, la preparación de informes y otros documentos basados en los datos contables es más fácil de lograr.