¿Qué es una nota de envío anticipada?
Una nota de envío anticipada (ASN) es un aviso de la entrega inminente de un paquete. También se conoce como aviso de envío anticipado, notificación de entrega o nota de envío anticipado. El documento generalmente se envía automáticamente, a través de medios electrónicos, cuando se genera un resbalón de embalaje. Una nota de envío anticipada típica incluirá una lista detallada de los artículos que se envían, además del tiempo y los métodos de entrega esperados.
Es común que una nota de envío anticipado informe al cliente cómo se ha empacado un paquete además de lo que contiene. Esto generalmente será una respuesta o confirmación de instrucciones que el cliente le ha dado al proveedor mientras realiza el pedido. Muchos proveedores tienen pautas específicas para empacar y preparar ASNS de acuerdo con las directrices de la compañía y las especificaciones de ciertos clientes.
La mayoría de las notas de envío anticipadas se envían a través del intercambio electrónico de datos (EDI), que es un sistema de mensajería similar al correo electrónico. Este tipo de sistema generalmente está configuradoentre un cliente y un proveedor para acelerar la transferencia de varios tipos de información. Para que el sistema funcione, el proveedor y el cliente deben estar de acuerdo sobre qué tipo de sistema usar y cómo usarlo. Dos de los sistemas EDI más populares son UN/EDIFACT y ANSI X.12. Si bien hay muchas similitudes entre los sistemas EDI, es común que cada compañía que los use también tendrá pautas específicas sobre cómo usarlos para enviar información como ASNS.
Una nota de envío anticipada generalmente se genera una vez que el sistema del proveedor ha creado un slip de embalaje. Esto también suele ser una forma de informar al cliente que el paquete está en tránsito. Parte del resbalón de embalaje puede compilarse a medida que el pedido se está reuniendo, como en un almacén. La lista de selección, que se crea a partir de información en el pedido del cliente, le permite a los empleados que preparan el paquete quéTems para incluir. La información de esta lista a menudo se puede transferir directamente al ASN.
Una de las versiones más utilizadas de la lista de embalaje electrónico es el EDI 856. Este documento enumera todo lo que aparecerá en la lista impresa que el cliente recibirá con el paquete. La mayoría de los ASN también tendrán información del cliente, como la dirección, el número del teléfono y el cliente y la información del pedido, incluidos los precios, la cantidad y el número de proveedores.