¿Qué es una nota de envío anticipado?
Una nota de envío anticipado (ASN) es un aviso de la entrega inminente de un paquete. También se conoce como aviso de envío anticipado, notificación de entrega o nota de envío anticipado. El documento generalmente se envía automáticamente, por medios electrónicos, cuando se genera un albarán. Una nota de envío anticipada típica incluirá una lista detallada de los artículos que se envían, además del tiempo y métodos de entrega esperados.
Es común que una nota de envío anticipada informe al cliente cómo se ha embalado un paquete además de lo que contiene. Por lo general, esto será una respuesta o confirmación de las instrucciones que el cliente le dio al vendedor al hacer el pedido. Muchos proveedores tienen pautas específicas para empacar y preparar ASN de acuerdo con las pautas de la compañía y las especificaciones de ciertos clientes.
La mayoría de las notas de envío anticipado se envían a través del intercambio electrónico de datos (EDI), que es un sistema de mensajería similar al correo electrónico. Este tipo de sistema generalmente se configura entre un cliente y un proveedor para acelerar la transferencia de varios tipos de información. Para que el sistema funcione, el vendedor y el cliente deben estar de acuerdo sobre qué tipo de sistema usar y cómo usarlo. Dos de los sistemas EDI más populares son UN / EDIFACT y ANSI X.12. Si bien existen muchas similitudes entre los sistemas de intercambio electrónico de datos, es común que cada compañía que los use también tenga pautas específicas sobre cómo usarlos para enviar información como ASN.
Una nota de envío anticipada generalmente se genera una vez que el sistema del proveedor ha creado un albarán. Esto también suele ser una forma de informar al cliente que el paquete está en tránsito. Parte del albarán puede compilarse a medida que se junta el pedido, como en un almacén. La lista de selección, que se crea a partir de la información en el pedido del cliente, les permite a los empleados que preparan el paquete saber qué artículos incluir. La información de esta lista a menudo se puede transferir directamente a la ASN.
Una de las versiones más utilizadas de la lista de empaque electrónica es el EDI 856. Este documento enumera todo lo que aparecerá en la lista impresa que el cliente recibirá con el paquete. La mayoría de los ASN también tendrán información del cliente, como dirección, número de teléfono y del cliente e información de pedido, incluidos precios, cantidad y número de proveedor.