¿Qué es una secretaria automatizada?
Un secretario automatizado es un dispositivo que rutas llaman a una oficina. Estos dispositivos a menudo son utilizados por las pequeñas empresas como una forma de proporcionar un filtro básico entre la oficina y las llamadas telefónicas no deseadas, como los telemarketers o los números incorrectos. Las empresas más grandes a menudo tendrán una secretaria de la vida real para realizar esta función, lo que hace que el secretario automatizado sea redundante. Este término a menudo se usa sinónimo de secretario virtual, pero los dos son en realidad muy diferentes. Un secretario virtual es una persona real, solo que no está presente dentro del negocio en sí.
En la mayoría de los casos, una secretaria automatizada es una pequeña caja que se conecta a la línea telefónica entre el teléfono y la pared. Cuando un número conocido y aprobado llama a la línea, el Secretario permitirá que la llamada vaya directamente al teléfono. Si un número no aprobado, desconocido o restringido llama, el Secretario automatizado lo interceptará.
En general, una intercepción de este tipo significa que un sistema automatizado responde a la llamada y requisInformación básica de ESTS de la persona que llama. Después de obtener respuestas a sus preguntas, el dispositivo llamará al teléfono conectado y transmitirá esa información al receptor, que luego tiene la opción de atender la llamada. Si el número se conoce como malo, o el receptor niega la llamada, la llamada se enrutará al correo de voz o simplemente se desconectó.
Un error común es asumir que un secretario virtual y automatizado es lo mismo. Un secretario virtual es un contratista independiente que opera como secretario desde una ubicación remota. Por lo general, estos trabajadores tendrán una oficina en el hogar y realizarán un trabajo de secretarial común, a menudo para varias compañías diferentes. Las tareas comunes incluyen responder al teléfono, transcribir cartas o discursos grabados y hacer arreglos de viaje.
Aunque los dos tipos de secretarios son muy diferentes, tienen una metodología general similar. Por retirarTanto el espacio como el costo de una secretaria tradicional, una empresa puede funcionar con una sobrecarga mucho más baja. Esto permite que una empresa funcione a un nivel en el que puede haberse quieto bajo el sistema tradicional. Además, el uso de las características del teléfono automatizado de un secretario virtual a menudo permitirá que una empresa parezca más grande y mejor organizada.
En el caso del Secretario Virtual, la subcontratación del trabajo proporciona beneficios adicionales. Un solo trabajador puede trabajar para varias empresas simultáneamente, en lugar de ser forzado a un solo trabajo a tiempo parcial. Además, trabajar desde casa permite a las personas con niños pequeños, discapacidades o horarios impredecibles continuar operando en la fuerza laboral.