¿Qué es un informe de excepción?
Un informe de excepción es un tipo de informe resumido que identifica cualquier evento que esté fuera del alcance de lo que se considera un rango normal. Los informes de este tipo se emplean en varios entornos, incluido el proceso de conciliación de inventario, investigación de gestión de proyectos e incluso evaluaciones de los empleados. El objetivo del informe es identificar cualquier factor que no se considere dentro de los parámetros aceptables, lo que hace posible tomar medidas que ayuden a minimizar o eliminar excepciones y aumentar la eficiencia general.
En lo que respecta a la conciliación de inventario, el informe de excepción a menudo es esencial para la tarea de identificar diferencias entre un inventario físico y el inventario que se presenta en las bases de datos de inventario. Con el tiempo, los errores pueden aparecer en casi cualquier tipo de inventario, por lo que es necesario hacer ajustes que reflejen la cantidad real de bienes disponibles. Hacerlo no solo hace que sea más fácil ajustar el pedido de nuevos artículos para que se mantenga una cantidad adecuada de suministros, sino que también hace posible mantener el inventario exacto para la evaluación de los impuestos.
Por ejemplo, muchas plantas de fabricación mantienen lo que se conoce como una tienda de la empresa que se encarga de emitir las piezas y otros componentes necesarios para la operación de la maquinaria en el piso de la planta. Los gerentes de esa tienda generalmente realizan lo que se conoce como un conteo de ciclos, inventariando físicamente todo, desde el tornillo más pequeño hasta los componentes de motor de alto costo que se utilizan para mantener y reparar el equipo de producción. Cuando se descubre que el número de unidades que se muestran en la base de datos de inventario no coincide con este recuento físico, se realiza una entrada en un informe de excepción. Esto hace posible regresar y determinar si un envío recibido de esa parte no se agregó a la base de datos, o si algunos desembolsos del inventario físico no se registraron correctamente. En algunos casos, el informe de excepción también puede destacar el robo de suministros, lo que provoca mayores medidas de seguridad que ayudan a minimizar la pérdida para la empresa.
Además de ayudar a conciliar diferentes tipos de inventarios, un informe de excepción también puede ser útil en la tarea de gestión de proyectos. En este escenario, el informe destaca las tareas pendientes que aún están pendientes, incluso si la fecha de finalización proyectada para esa tarea ha pasado. Al observar la excepción, es posible renovar el cronograma de tareas para el proyecto para compensar la discrepancia y volver a encaminar el proyecto.
Incluso en el área de evaluaciones de empleados, un informe de excepción puede ser útil. Aquí, la idea es identificar cualquier evento relacionado con el empleado que esté fuera del alcance de las expectativas básicas asociadas con el puesto de trabajo. Las excepciones pueden estar relacionadas con fallas de rendimiento o con un rendimiento que va más allá del puesto de trabajo habitual. Por ejemplo, el detalle del informe de excepción puede indicar que el empleado necesita más capacitación en ciertas áreas, o identificar situaciones en las que el empleado pudo asumir tareas adicionales mientras un compañero de trabajo estaba enfermo, ayudando efectivamente a la operación comercial a continuar con poco Sin cambios en la productividad. Dependiendo de la naturaleza de los problemas documentados en el informe de excepción, el empleado puede ser recomendado para una capacitación correctiva, o recibir una recomendación por proporcionar servicios adicionales a un empleador mientras aún administra sus deberes asignados de manera efectiva.