¿Qué es un libro de facturas?
La mayoría de las empresas deben lidiar con el flujo de efectivo, y para realizar un seguimiento de la facturación y los flujos de ingresos, se pueden usar facturas. Una factura es una factura que detalla servicios o productos comprados y su costo total. Estos pueden provenir de proveedores externos para la empresa o pueden emitirse de la empresa a otras compañías o clientes. Un libro de facturas es una forma de mantener todas estas facturas organizadas y almacenadas. Hay muchas razones por las que un negocio puede mantener las facturas, incluso para fines fiscales, análisis de flujo de efectivo y mantenimiento de registros.
Hay muchos beneficios para mantener un libro de facturas. En los Estados Unidos y algunas otras regiones, algunas empresas pueden deducir muchas de sus compras durante todo el año al presentar impuestos. Cuando esto se haga, existe la posibilidad de que las compañías tengan que demostrar que estas compras se realizaron y que se pagaron una cierta cantidad. Otro buen momento para tener registros de facturas organizados en un libro de facturas es al analizar el flujo de efectivo. La mayoría de las empresas examinarán el flujo de cajaUna vez cada trimestre, y las facturas pueden demostrar de dónde va el dinero y proviene.
El mantenimiento general de los registros es la razón más común para mantener un libro de facturas. A veces, puede existir la necesidad de mostrar a un proveedor lo que se ha pagado o mostrar a un cliente lo que no se ha pagado. Estos libros pueden organizarse de cualquier manera que se ajuste a las necesidades de la empresa. Cuando surge la necesidad, tener las facturas en una ubicación conveniente puede ayudar a evitar confusiones o disputas.
Muchas empresas usan software de factura electrónica. Esto puede funcionar de muchas maneras y nuevamente le permite a la empresa organizar y contener las facturas de una manera que les quede bien. Mantener registros electrónicamente puede ahorrar tiempo y espacio, y generalmente hay muchos tipos de software disponibles en muchos rangos de precios.
Aún otras compañías utilizan facturas en papel y electrónica. Un libro de facturas puede contener el papel, también llamado físicofacturas. Los libros electrónicos pueden haber escaneado copias de esas facturas o simplemente pueden tener los datos de ellos ingresados y organizados para una investigación rápida. Hay beneficios para ambos, y sin embargo, una empresa elige almacenar sus facturas está a la altura de sus necesidades.
Algunas compañías pueden usar muchas facturas a diario. Muchas veces, estas facturas son más pequeñas y se pueden alinear más en el libro de facturas. Generalmente se recomienda que una empresa guarde las facturas durante entre tres y siete años. Esto puede crear varias pilas de libros, que pueden mantenerse en una sala o edificio de registros completamente separado.