¿Qué es el procesamiento de back office?
El procesamiento de back office es el acto de procesar documentos para que los pedidos pasen o los documentos entren en vigencia. Excepto en casos excepcionales, todo el procesamiento es técnicamente back office. El término "procesamiento de back office" es un término general que implica procesar casi cualquier documento; hay procesamiento de nómina, procesamiento de facturas y procesamiento de bases de datos, entre otros. Si bien la mayoría de las compañías realizarán este procesamiento en sus propias oficinas administrativas, algunas subcontratan a otras compañías que realizan servicios administrativos. El procesamiento de un documento se puede hacer de forma manual, automática o con una combinación de ambos; La mayor parte del procesamiento a principios del siglo XXI es una mezcla.
Cuando se completa un formulario o archivo, ya sea por un consumidor o un empleado, debe procesarse para que el formulario surta efecto. Los empleados administrativos (trabajadores que apoyan a la empresa pero que no son vistos por los clientes) realizan este procesamiento. A veces, un empleado de la oficina principal realizará el procesamiento, como un representante del banco que procesa un formulario frente a un cliente para determinar si él o ella es elegible para una tarjeta de crédito, pero la mayoría del procesamiento es el procesamiento de la oficina administrativa. Esto permite que la oficina principal interactúe con el cliente, sin que el cliente esté sentado esperando que se ingrese un formulario en la computadora.
Los documentos manejados en el procesamiento de back office varían. Los empleados de back office pueden procesar solicitudes de nómina, facturas de proveedores, facturación de clientes, documentos de verificación y muchos otros archivos y formularios. Si una empresa tiene un formulario o archivo, generalmente pasará por este departamento administrativo en algún momento.
Si se requiere el procesamiento de back office, puede hacerlo internamente o por otra compañía. La mayoría de las empresas utilizan una oficina interna, ya que la empresa puede supervisar directamente al trabajador administrativo. Esto ayuda a garantizar una menor probabilidad de que se roben o manipulen documentos confidenciales. Las empresas también pueden encargar servicios de back office a través de negocios independientes para realizar las mismas tareas.
Los documentos se pueden procesar de forma manual, automática o mediante una combinación de los dos. El procesamiento manual de back office no involucra una computadora; en cambio, el empleado de la oficina administrativa simplemente escribe la información en un libro. El procesamiento automático se realiza completamente por una computadora, sin interacción humana. La mayor parte del procesamiento involucra ambos métodos; el empleado de la oficina administrativa ingresará la información en una computadora, y la computadora agregará el documento a una base de datos y realizará cualquier otro paso de procesamiento requerido.