¿Qué es el soporte de back office?
El soporte de back office se refiere a la parte de un negocio que es responsable de administrar el negocio en lugar de trabajar realmente con los clientes o obtener ganancias. Este es un término antiguo que se refiere a un momento en que era común tener una sala de exposición y un área de ventas en el frente de una tienda y las áreas de contabilidad, fabricación y administración en la parte posterior. Con el tiempo, este diseño común ha sido reemplazado por todas las empresas, excepto las muy pequeñas, pero el término se ha quedado atrás. El soporte de back office es lo opuesto al trabajo de front office, que se refiere a la parte más directa de una empresa que genera dinero.
Diferentes negocios tienen diferentes definiciones de lo que constituye el soporte administrativo. En general, si una parte de la compañía trata directamente con los clientes, está en la oficina principal y en la parte de atrás si no lo hace. En algunas empresas, la definición es un poco diferente; las partes de la compañía que realmente ganan dinero están en la oficina principal y las partes que no son soporte de back office. Ambas definiciones son válidas y provienen de las diferentes estrategias comerciales empleadas en los primeros días del desarrollo corporativo.
La definición diferente hace que existan un par de áreas en una zona gris. Por ejemplo, bajo ambas definiciones, un departamento de ventas es la oficina principal; pero cualquier soporte postventa es más difícil de determinar. Según un modelo basado en el cliente, sería la oficina principal ya que la empresa aún interactúa directamente con los clientes. Por otro lado, es una parte del back office en el modelo de dinero ya que el trabajo postventa rara vez se realiza con fines de lucro.
Independientemente de la definición utilizada para el soporte de back office, un par de departamentos son casi siempre parte del sistema. La contabilidad es prácticamente siempre una oficina administrativa en todas las empresas, excepto una empresa de contabilidad. La parte del negocio que paga las facturas, la nómina y los proveedores, así como también maneja el presupuesto y la asignación de dinero, no funciona con los clientes ni gana dinero directamente.
En la misma línea, el departamento de tecnología de la información (TI) es casi siempre back office. Esta parte de la compañía mantiene la red, las computadoras y el software para el negocio. Esto significa que el departamento de TI rara vez ganaría dinero o trataría directamente con los clientes.
Según el modelo basado en el beneficio, uno de los puntos más importantes es el beneficio directo. Incluso si una parte de la compañía permite que otra área gane dinero, todavía es back office. Por ejemplo, si el departamento de contabilidad encuentra una manera de aumentar la eficiencia y reducir los gastos generales del brazo de fabricación de la empresa, en realidad no ganó dinero. Los cambios creados por el nuevo diseño pueden aumentar las ganancias, pero estas ganancias provendrían de un departamento diferente.