¿Qué es la gestión de procesos empresariales?

El término gestión de procesos empresariales se utiliza para explicar cómo se realizan las tareas y los procedimientos seguidos para completar las funciones de cada puesto en una empresa. La gestión del proceso de negocio suele ser responsabilidad del jefe de departamento o gerente de equipo. Dentro de una gran empresa en una industria altamente regulada, él o ella puede tener una oficina dedicada a la gestión de procesos comerciales.

Hay cinco categorías de actividades en el ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio; diseño, modelado, ejecución, monitoreo y optimización. Estas categorías se aplican de manera consistente a toda la gestión de procesos de negocio, independientemente de la escala o la industria. Cada actividad debe completarse en orden.

El aspecto del diseño de la gestión de procesos comerciales requiere una revisión del proceso actual, problemas conocidos y el diseño de un proceso comercial ideal. El diseño del proceso no debe limitarse a los sistemas informáticos, sino que debe incorporar procesos interpersonales, la interacción humana con los sistemas y las conexiones de sistema a sistema. Asegúrese de que el nuevo diseño cubra el procedimiento operativo estándar, los acuerdos de nivel de servicio, las escalaciones y el flujo de trabajo del proceso.

El modelado implica un análisis de números crujientes de la gestión de procesos empresariales propuesta. En este proceso, el personal observa de cerca los detalles del diseño y completa el análisis de rendimiento bajo una serie de posibles escenarios. Esta actividad prueba el impacto de varias decisiones en el proceso comercial y el negocio general.

La fase de ejecución o implementación es donde se siente el impacto de las decisiones tomadas en las fases de diseño y modelado. Muy a menudo, los sistemas se seleccionan para abordar problemas de gestión de procesos de negocio. El uso apropiado de la tecnología puede generar enormes beneficios para la empresa, ayudar en la aplicación de la gestión de procesos comerciales aceptados y garantizar una aplicación coherente del nuevo proceso en toda la organización.

La implementación real de un sistema de gestión de procesos de negocio es un proyecto complejo, grande tanto en escala como en costo. Para mejorar la gestión de los procesos de negocio en una organización implica cambiar las prácticas y rutinas comerciales aceptadas con las que el personal está familiarizado y se siente cómodo. Este tipo de cambio nunca es fácil.

La supervisión de los cambios realizados en la etapa de ejecución a menudo se descuida. En esta etapa, hay una cierta cantidad de "fatiga del cambio" que se ha establecido. El personal solo puede absorber tanto cambio dentro de una organización en un determinado período de tiempo. Si no se dedica el nivel adecuado de recursos a esta etapa, se pierden las oportunidades de hacer ajustes de manera oportuna. Los retrasos en el ajuste del sistema de gestión de procesos de negocios o el uso de la herramienta por parte del personal cuesta dinero en errores y tiempo, además de aumentar el riesgo para el negocio.

La optimización de la gestión de procesos de negocios generalmente comienza de seis a 12 meses después de la implementación del sistema. En esta etapa, las empresas pueden comenzar a aceptar las mejoras recomendadas al proceso por parte del personal y la administración. Estos cambios mejoran el rendimiento del sistema, así como la efectividad de los cambios y el éxito de la gestión de procesos de negocio.