¿Qué es la gestión de procesos de negocios?
El término gestión de procesos comerciales se utiliza para explicar cómo se realizan las tareas y procedimientos para completar las funciones de cada posición en un negocio. La gestión del proceso comercial suele ser responsabilidad del jefe de departamento o gerente de equipo. Dentro de una gran empresa en una industria altamente regulada, puede tener una oficina dedicada a la gestión de procesos comerciales.
Hay cinco categorías de actividades en el ciclo de vida de gestión de procesos comerciales; diseño, modelado, ejecución, monitoreo y optimización. Estas categorías se aplican consistentemente a toda la gestión de procesos comerciales, independientemente de la escala o la industria. Cada actividad debe completarse en orden.
El aspecto de diseño de la gestión de procesos comerciales requiere una revisión del proceso actual, los problemas conocidos y el diseño de un proceso comercial ideal. El diseño del proceso no debe limitarse a los sistemas informáticos, sino que debe incorporar procesos interpersonales, interacción humana con SYSTEMS, y las conexiones del sistema al sistema. Asegúrese de que el nuevo diseño cubra el procedimiento operativo estándar, los acuerdos de nivel de servicio, las escaladas y el flujo de trabajo de procesos.
El modelado implica un análisis numérico de la gestión de procesos comerciales propuestos. En este proceso, el personal analiza de cerca los detalles del diseño y el análisis de rendimiento completo bajo una serie de posibles escenarios. Esta actividad prueba el impacto de varias decisiones en el proceso comercial y el negocio general.
La fase de ejecución o implementación es donde se siente el impacto de las decisiones tomadas en las fases de diseño y modelado. Muy a menudo, los sistemas se seleccionan para abordar los problemas de gestión de procesos comerciales. El uso apropiado de la tecnología puede generar enormes beneficios para la empresa, ayudar en la aplicación de la gestión de procesos comerciales aceptados y garantizar una aplicación constante de la nueva PRuceso en toda la organización.
La implementación real de un sistema de gestión de procesos comerciales es un proyecto complejo, grande tanto en escala como en costo. Para mejorar la gestión de procesos comerciales en una organización implica cambiar las prácticas comerciales y las rutinas aceptadas con las que el personal está familiarizado y cómodo. Este tipo de cambio nunca es fácil.
El monitoreo de los cambios realizados en la etapa de ejecución a menudo se descuida. En esta etapa, hay una cierta cantidad de "fatiga de cambio" que se ha establecido. El personal solo puede absorber tanto cambio dentro de una organización en un período de tiempo determinado. No dedicar el nivel apropiado de recursos a esta etapa da como resultado una oportunidad perdida para hacer ajustes de manera oportuna. Retrasos para ajustar el sistema de gestión de procesos comerciales o el uso del personal de la herramienta cuesta dinero en errores y tiempo, así como aumentar el riesgo para el negocio.
La optimización de la gestión de procesos comerciales generalmente comienza de seis a 12 mesesS Después de la implementación del sistema, en esta etapa, las empresas pueden comenzar a aceptar mejoras recomendadas en el proceso del personal y la gerencia. Estos cambios mejoran el rendimiento del sistema, así como la efectividad de los cambios y el éxito de la gestión de procesos comerciales.