¿Qué es la adquisición de negocios?
El término adquisición comercial se utiliza para describir las actividades relacionadas con la compra de bienes y servicios para una entidad comercial. La adquisición o compra es una función administrativa importante que emplea el uso de técnicas de reducción de costos y planificación estratégica a largo plazo para administrar los costos salientes. El campo de las adquisiciones comerciales tiene tres áreas principales de enfoque: licitación, gestión de proveedores y compras estratégicas.
Las personas que trabajan en adquisiciones comerciales se conocen como profesionales de adquisiciones. Hay tres títulos de trabajo principales en adquisiciones: comprador, oficial de adquisiciones y gerente de adquisiciones. Un comprador es responsable de administrar la compra de productos de proveedores seleccionados. El oficial de adquisiciones administra el proceso de licitación y selección de proveedores. La principal responsabilidad del gerente de adquisiciones es la operación general del departamento y las negociaciones con proveedores de gran valor en dólares.
La licitación es el proceso de invitar a proveedores potenciales a revisar un documento de requisitos detallados y presentar su oferta para el negocio. El documento de requisitos contiene el valor total en dólares y la duración del contrato, el tipo de producto o servicio requerido, los requisitos de calidad y los términos del contrato. Una cantidad significativa de demandas civiles se basan en fallas o sesgos percibidos en el proceso de licitación. Seguir un proceso comercial adecuado y garantizar una licitación justa y transparente es muy importante.
Hay tres términos comúnmente utilizados en la adquisición de negocios: solicitud de propuesta (RFP), solicitud de información (RFI) y solicitud de cotización (RFQ). El tipo de respuesta requerida se indica en el cuerpo del documento, junto con las fechas y la información de contacto. Los tres términos se usan para describir un proceso cuando se invita a los proveedores a responder o los requisitos se publican en un sitio web público o herramienta de adquisición, lo que permite que responda una amplia gama de proveedores. Las fechas son muy importantes en este proceso, e ignorar los plazos o faltarlos excluirá la respuesta de la consideración. Asegúrese de obtener un recibo con el sello de fecha y hora que indique cuándo los documentos fueron recibidos por el departamento de compras, para evitar la exclusión.
La gestión de proveedores incluye garantizar el cumplimiento del contrato, actuar como el contacto principal para los problemas relacionados con el servicio y la resolución de disputas, así como gestionar cualquier pago o cláusula negociada en el contrato. Si bien un gran esfuerzo se enfoca en la licitación y redacción inicial del contrato, la administración de proveedores es el único método para garantizar que la compañía realmente obtenga los ahorros esperados. La gestión efectiva resulta en costos operativos más bajos, servicios eficientes y una posición de negociación más fuerte durante la próxima ronda de negociaciones.
La compra estratégica es el proceso de compra planificada. En una organización típica, cada departamento presenta sus compras planificadas para el año al departamento de presupuesto o adquisiciones. El personal busca elementos comunes u oportunidades para agrupar productos relacionados. Estas compras más pequeñas pueden licitarse, lo que permite a múltiples proveedores la oportunidad de proporcionar estos bienes y servicios. En general, este proceso resulta en menores costos de compra para la organización.