¿Qué es la facturación de ciclo?
La facturación cíclica es una estrategia de facturación que implica la creación y actualización diaria de saldos pendientes en las cuentas de los clientes. Este enfoque permite preparar una factura única que cubre un período o ciclo completo, en lugar de facturar a los clientes por bienes y servicios caso por caso. Hay beneficios asociados con el modelo de facturación del ciclo que se aplican tanto al proveedor como al cliente.
Muchos tipos diferentes de empresas hacen uso de la facturación cíclica. Las compañías de servicios públicos actualizan rutinariamente las cuentas de los clientes sobre la cantidad de uso incurrido durante un período o ciclo determinado. Por lo general, el período de facturación será de treinta días o un mes calendario. Durante ese tiempo, la cuenta del cliente se actualiza de vez en cuando, lo que refleja el uso que hace el cliente del servicio prestado. Al final del ciclo actual, la factura de los treinta días completos se finaliza y se envía al cliente para su pago.
Varios servicios de telecomunicaciones también hacen uso de la facturación cíclica. Por ejemplo, una oficina de teleconferencias a menudo calculará el costo de cada llamada de conferencia que tenga un cliente determinado y agregará los cargos y los detalles a una factura que se prepare específicamente para ese ciclo. Suponiendo que el cliente realiza una llamada de conferencia semanal, la factura del ciclo incluirá información y cargos relacionados con cada una de esas llamadas, generalmente organizados en orden cronológico en la factura.
El uso de la facturación del ciclo proporciona beneficios para todos los involucrados. Para el proveedor, usar este modelo en lugar de emitir facturas individuales para cada pedido o evento significa que se dedica menos tiempo a la preparación, verificación, impresión y envío de facturas a los clientes. Dado que toda la actividad para un solo ciclo de facturación aparece en una factura, el proveedor también ahorra tiempo y recursos en el back-end, cuando se reciben los pagos y deben contabilizarse en los registros contables de la compañía.
Para los clientes, la facturación del ciclo permite tener solo una factura para administrar durante el ciclo, en lugar de tratar con un flujo constante de facturas que deben pagarse. El cliente también ahorra tiempo y posiblemente dinero, si el pago de cada factura incurre en algún tipo de gasto, como franqueo o una tarifa por la aceptación de un pago en línea. Muchos clientes se centran más en la conveniencia de este enfoque, especialmente si hay poco o ningún gasto en enviar pagos múltiples.
La facturación de ciclo se emplea normalmente cuando la relación entre el cliente y el proveedor se rige por un contrato o es de algún tipo de naturaleza continua. No es inusual que el cliente se someta a una verificación de crédito antes de que el proveedor establezca este tipo de acuerdo con el cliente potencial. El modelo funciona bien para cuentas de tarjetas de crédito, servicios públicos e incluso para pestañas en clubes o tiendas locales. Las empresas que venden productos a través de pedidos por correo o escaparates en línea no pueden utilizar este método, prefiriendo facturar cada pedido a medida que se realiza y solicitar el pago por adelantado.