¿Qué es la desmaterialización?
También conocido como demat, la dematerialización es un proceso que se aleja del uso de la documentación física para mantener registros financieros. En cambio, la desmaterialización utiliza herramientas electrónicas de mantenimiento de registros para realizar un seguimiento de todo tipo de transacciones financieras. La gama de documentos que se pueden administrar efectivamente con aplicaciones de software incluyen casi todo, desde registros contables básicos hasta certificados de acciones.
Una de las principales ventajas de este enfoque para la contabilidad electrónica es que la necesidad de almacenar físicamente copias de balances y otros documentos contables ya no existe. Gracias a la tecnología de escaneo, incluso es posible hacer copias electrónicas de los documentos de soporte que proporcionan referencias para las líneas de pedido en los registros de contabilidad electrónica. Todo se puede alojar con facilidad en un disco duro o servidor. Para protegerse contra la pérdida o la corrupción, los archivos de respaldo se pueden hacer y almacenarse fácilmente fuera del sitio.
a lo largoCon registros contables básicos, la dematerialización también permite eliminar la necesidad de certificados de acciones físicas. Las copias electrónicas de las acciones se pueden archivar para una fácil recuperación. En el caso de que el accionista necesite copias de las acciones rápidamente, se puede acceder y transmitir mediante métodos electrónicos, como correo electrónico o una transmisión FTP protegida.
La desmaterialización también hace posible que las personas autorizadas trabajen con los mismos documentos al mismo tiempo. Con los métodos de contabilidad física, a menudo es difícil para dos personas trabajar en los libros al mismo tiempo. Cuando el proceso de contabilidad es totalmente electrónico, varias personas pueden realizar diferentes funciones al mismo tiempo. Es posible que un equipo cree nuevas facturas, se reciba los pagos recibidos para las facturas pasadas y prepare una amplia gama de informes al mismo tiempo.
no hay duda tEl proceso de desmaterialización puede beneficiar a los usuarios de varias maneras. El mantenimiento de registros requiere mucho menos espacio, se puede acceder con facilidad desde ubicaciones remotas y permite a varios usuarios acceder a los libros de contabilidad simultáneamente. Actualmente, hay paquetes de software de registros financieros y de contabilidad gratuitos basados en tarifas que pueden ayudar a cualquier empresa u organización a lograr un estado completo de desmaterialización con facilidad. En el caso del software de contabilidad, también hay productos en línea que permiten a un individuo o una empresa establecer un conjunto de libros virtuales. Securely loaded onto the servers for the product, authorized individuals can access and work with the records from any location with an active Internet connection.