¿Qué es el ensamblaje de documentos?
El ensamblaje de documentos es el proceso de crear documentos electrónicos utilizando segmentos de documentos preexistentes para compilar o ensamblar un nuevo documento. Este proceso puede administrarse manualmente o utilizar varios tipos de software para combinar automáticamente plantillas con fuentes de datos como medio para ensamblar el nuevo documento. Este proceso se puede utilizar con éxito con todo, desde la creación de un nuevo contrato hasta preparar cartas para una nueva campaña de ventas.
El proceso real de ensamblaje de documentos implica el uso del software de procesamiento de textos como la herramienta básica para crear el nuevo documento. En su enfoque más simple, esto implica usar un documento en blanco como punto de partida para el proyecto. Luego, el compilador abre otros documentos de procesamiento de textos que ya están almacenados, ubicando secciones o segmentos que son relevantes para el propósito del nuevo documento. Las herramientas incluidas con el producto de software luego permiten que el compilador copie el texto deseado de los documentos anteriores yPegue ese mismo texto en el nuevo documento. El compilador también puede agregar texto fresco para ayudar a unir todos los segmentos pegados a un flujo de información coherente y lógico, ajustar los tamaños de fuente, los colores y los tipos para adaptarse al propósito del nuevo documento, luego guarde y almacene el documento hasta que sea necesario para su distribución.
Si bien el proceso de ensamblaje de documentos se puede manejar manualmente, también es posible utilizar opciones de software avanzadas para recuperar automáticamente los datos de almacenamiento e importarlo al nuevo documento. Por ejemplo, si un equipo de ventas quería preparar cartas anunciando el lanzamiento de un nuevo producto a su base de clientes existente, el cuerpo de la nueva plantilla de letras podría ensamblarse importando texto desde un folleto de ventas. Otro documento podría suministrar la copia electrónica del cabezal de la compañía. Para finalizar el proyecto, el software de ensamblaje de documentos accede a la base de datos de ventas y al IMPOrts los nombres y direcciones del cliente a los campos adecuados en la nueva plantilla de letra. En ese momento, las cartas se pueden imprimir o enviar como correos electrónicos a todos los clientes.
Uno de los beneficios del ensamblaje de documentos es que el enfoque puede ahorrar mucho tiempo. Por ejemplo, la preparación de una gran cantidad de cartas de ventas para la distribución podría llevar horas o incluso días, dependiendo de la cantidad de cartas que deben abordarse e imprimirse. Utilizando el software para manejar el proceso de ensamblaje, lo que de otro modo sería un proyecto de todos los días se puede completar en dos horas o menos. Desde esta perspectiva, el ensamblaje de documentos ayuda a aumentar la productividad, lo que en última instancia permite que el negocio sea más rentable.