¿Qué es el ensamblaje de documentos?
El ensamblaje de documentos es el proceso de crear documentos electrónicos utilizando segmentos de documentos preexistentes para compilar o ensamblar un nuevo documento. Este proceso puede administrarse manualmente o utilizar diversos tipos de software para combinar automáticamente plantillas con fuentes de datos como medio para ensamblar el nuevo documento. Este proceso se puede usar con éxito con todo, desde la creación de un nuevo contrato hasta la preparación de cartas para una nueva campaña de ventas.
El proceso real de ensamblaje de documentos implica el uso de software de procesamiento de textos como la herramienta básica para crear el nuevo documento. En su enfoque más simple, esto implica el uso de un documento en blanco como punto de partida para el proyecto. Luego, el compilador abre otros documentos de procesamiento de texto que ya están almacenados, ubicando secciones o segmentos que son relevantes para el propósito del nuevo documento. Las herramientas incluidas con el producto de software permiten al compilador copiar el texto deseado de los documentos más antiguos y pegar ese mismo texto en el nuevo documento. El compilador también puede agregar texto nuevo para ayudar a vincular todos los segmentos pegados en un flujo de información coherente y lógico, ajustar los tamaños de fuente, colores y tipos para adaptarse al propósito del nuevo documento, luego guardar y almacenar el documento hasta que sea necesario para distribucion.
Si bien el proceso de ensamblaje de documentos se puede manejar manualmente, también es posible utilizar opciones avanzadas de software para recuperar automáticamente los datos almacenados e importarlos al nuevo documento. Por ejemplo, si un equipo de ventas quisiera preparar cartas anunciando el lanzamiento de un nuevo producto a su base de clientes existente, el cuerpo de la nueva plantilla de carta podría ensamblarse importando texto de un folleto de ventas. Otro documento podría proporcionar la copia electrónica de la cabecera de la empresa. Para finalizar el proyecto, el software de ensamblaje de documentos accede a la base de datos de ventas e importa los nombres y las direcciones de los clientes a los campos correspondientes en la nueva plantilla de carta. En ese momento, las cartas se pueden imprimir o enviar como correos electrónicos a todos los clientes.
Uno de los beneficios del ensamblaje de documentos es que el enfoque puede ahorrar una gran cantidad de tiempo. Por ejemplo, la preparación de una gran cantidad de cartas de ventas para su distribución puede llevar horas o incluso días, dependiendo de la cantidad de cartas que se deben abordar e imprimir. Usando software para manejar el proceso de ensamblaje, lo que de otro modo sería un proyecto de todo el día puede completarse en dos horas o menos. Desde esta perspectiva, el ensamblaje de documentos ayuda a aumentar la productividad, lo que finalmente permite que el negocio sea más rentable.