¿Qué es la automatización de documentos?
La automatización de documentos es el proceso por el cual los documentos de la computadora se crean de manera semiautomática. Este tipo de software es utilizado ampliamente por empresas, entidades legales y cualquier persona que produzca una amplia gama de documentos. Un documento generalmente se crea utilizando una plantilla con preguntas y áreas que se pueden cambiar y cambiar fácilmente. Si bien es bueno para algunas aplicaciones, otras encontrarán que la automatización de documentos no es tan útil en la producción de documentos.
La automatización de documentos comienza con una plantilla. Por ejemplo, si se contrata a una compañía legal para escribir un arrendamiento, se utiliza una plantilla de documento de arrendamiento. Esta plantilla tiene todo el texto requerido para que sea oficial, junto con áreas en las que la empresa puede hacer cambios rápidos para personalizar la plantilla de las necesidades específicas del cliente.
Una forma en que estos cambios se realizan en la automatización de documentos es a través de preguntas. Estas preguntas están dirigidas hacia el formulario o plantilla y se hacen para que el formulario se altere inmediatamente para las necesidades del cliente.. Una pregunta sobre un documento de préstamo, por ejemplo, podría ser si el préstamo durará 10, 20 o 30 años. Todas las áreas donde se aplican esta información se cambiarán para coordinar con la respuesta dada.
También hay áreas en las que el escritor puede cambiar rápidamente el texto. Esto se usa con mayor frecuencia para completar el nombre del cliente y la información de contacto. También se pueden usar menús desplegables que muestran ejemplos de escritura de stock. Los gráficos también pueden ser manipulados, especialmente si el programa de automatización de documentos está realizado para las empresas, porque una empresa probablemente querrá agregar su logotipo al documento. Al tener un área donde se pueden agregar y cambiar los gráficos, la empresa puede agregar un logotipo con solo unos pocos clics.
La automatización de documentos generalmente se realiza como un programa independiente o un complemento. Esto permite al usuario seguir con su programa favorito y simplemente usar las funciones de automatización paraensamblaje de documentos o utilizar un programa completamente diferente que pueda tener características que faltan otros programas. En cualquier caso, la computadora del usuario debe poder manejar las necesidades de memoria y procesamiento del programa si el software de ensamblaje funciona correctamente.
La mayoría de las empresas encontrarán que el software de ensamblaje de documentos es útil, pero hay algunas que no lo harán. Si una empresa está dedicada a escribir a mano cada documento y hacer que cada uno sea diferente, la automatización del proceso no será útil. Si la mayor parte de los documentos realizados no se pueden aplicar a un formulario porque cada uno es sustancial diferente, entonces la automatización del documento tampoco es útil.