¿Qué es la automatización de documentos?
La automatización de documentos es el proceso mediante el cual los documentos informáticos se crean de forma semiautomática. Este tipo de software es ampliamente utilizado por empresas, entidades legales y cualquier persona que produzca una amplia gama de documentos. Generalmente, un documento se crea utilizando una plantilla con preguntas y áreas que pueden intercambiarse y cambiarse fácilmente. Si bien es bueno para algunas aplicaciones, otras encontrarán que la automatización de documentos no es tan útil en la producción de documentos.
La automatización de documentos comienza con una plantilla. Por ejemplo, si se contrata a una compañía legal para redactar un contrato de arrendamiento, se utiliza una plantilla de documento de arrendamiento. Esta plantilla tiene todo el texto requerido para que sea oficial, junto con áreas en las que la empresa puede realizar cambios rápidos para personalizar la plantilla según las necesidades específicas del cliente.
Una forma de hacer estos cambios en la automatización de documentos es a través de preguntas. Estas preguntas están dirigidas hacia el formulario o la plantilla y se hacen para que el formulario se modifique de inmediato para las necesidades del cliente. Una pregunta sobre un documento de préstamo, por ejemplo, podría ser si el préstamo durará 10, 20 o 30 años. Todas las áreas donde esta información es aplicable se cambiarán para coordinar con la respuesta dada.
También hay áreas en las que el escritor puede cambiar rápidamente el texto. Esto se usa con mayor frecuencia para completar el nombre del cliente y la información de contacto. También se pueden usar menús desplegables que muestran ejemplos de escritura de acciones. Los gráficos también pueden ser manipulados, especialmente si el programa de automatización de documentos está hecho para empresas, porque una empresa probablemente querrá agregar su logotipo al documento. Al tener un área donde se pueden agregar y cambiar gráficos, la empresa puede agregar un logotipo con solo unos pocos clics.
La automatización de documentos generalmente se realiza como un programa independiente o como un complemento. Esto permite al usuario seguir con su programa favorito y simplemente usar las funciones de automatización para el ensamblaje de documentos, o usar un programa completamente diferente que puede tener características que otros programas carecen. En cualquier caso, la computadora del usuario debe ser capaz de manejar la memoria y las necesidades de procesamiento del programa para que el software de ensamblaje funcione correctamente.
La mayoría de las compañías considerarán que el software de ensamblaje de documentos es útil, pero hay algunos que no lo serán. Si una empresa se dedica a escribir a mano cada documento y hacer que cada uno sea diferente, entonces automatizar el proceso no será útil. Si la mayor parte de los documentos realizados no se puede aplicar a un formulario porque cada uno es sustancialmente diferente, entonces la automatización de documentos tampoco es útil.