¿Qué es la transcripción del documento?
El documento de la transcripción convierte documentos en papel a un formato digital editable. Esto se puede hacer para legabilidad, conversión a archivos digitales o una variedad de otras razones. Las empresas están disponibles para realizar esta tarea por una tarifa, o las empresas pueden manejar sus necesidades de transcripción internamente. Para ciertos tipos de documentos, se puede requerir un manejo especial en el proceso de conversión debido a la naturaleza o la edad sensible de un documento. En estas situaciones, puede ser necesario utilizar un servicio especializado.
Este proceso se puede hacer de varias maneras. Algunas compañías escanean documentos y usan un programa para convertir la información impresa en un formulario digital editable. Un técnico revisa la transcripción de la máquina para corregir cualquier error. Estos pueden incluir intercambios de caracteres o sustituciones, campos desplazados y otros problemas que pueden surgir. El programa de computadora puede aprender de las correcciones y aplicar esto a futuras tareas de transcripción de documentos para reducir la tasa de error.
Otra opción esTranscripción manual, donde un mecanógrafo funciona desde el documento original o un facsímil de alta calidad para generar una nueva copia digital. Esto puede ser necesario cuando los documentos incluyen escritura a mano estrecha o inusual con la que una computadora puede tener problemas o caracteres especiales que no se usan comúnmente. Los documentos históricos en inglés, por ejemplo, pueden contener varios caracteres no utilizados en inglés moderno que una computadora tendría dificultad para interpretar.
Los documentos históricos pueden requerir un cuidado especial porque los transcriptores desean evitar daños al original. El escaneo y actividades similares pueden exponer documentos a la luz ultravioleta, y deben realizarse con precaución para preservar la integridad del original. Los transcriptores también deben mantener las manos limpias y pueden usar guantes mientras manejan el material. La digitalización a través de la transcripción de documentos puede hacer que los registros históricos sean más accesibles parainvestigadores y el público en general; Una instalación podría, por ejemplo, cargar cartas históricas a su sitio web para cualquier persona interesada en leer.
El papeleo gubernamental puede someterse a la transcripción de documentos. Esto puede incluir registros históricos como datos del censo antiguos, así como documentos más nuevos que no están disponibles en forma digitalizada. Puede ser necesario usar un transcriptor certificado debido a la sensibilidad de la información, para garantizar que los documentos no se alteren cuando se ingresan en forma digital. Las personas que planean usar documentos digitalizados de su país de origen para actividades como las solicitudes de ciudadanía pueden querer preguntarle a un funcionario del gobierno sobre cualquier paso que deba tomar para validar la transcripción del documento.