¿Qué es la contratación electrónica?
La adquisición electrónica es el proceso de compra de materiales a través de Internet. La definición real de adquisición electrónica es el uso de sistemas informáticos electrónicos para gestionar todo el proceso de adquisición, desde la compra hasta el pago. Lo contrario de la adquisición electrónica es el comercio electrónico. En comercio electrónico o comercio electrónico, la compañía aloja un sitio web y una infraestructura para permitir a los clientes comprar materiales en línea. Un proceso de adquisición electrónica es el uso del sitio web de comercio electrónico de otra empresa.
Para configurar la adquisición electrónica, hay tres elementos que deben resolverse: proceso de negocio, integración con el sistema de contabilidad y soporte. La razón principal para implementar este tipo de adquisición es el ahorro de costos para la organización de compras. La mayor eficiencia reduce el tiempo del personal y el nivel de esfuerzo requerido para actualizar el sistema de compras manualmente, así como también para administrar el proceso de cuentas por pagar.
Se utilizan dos procesos comerciales: centralizado y descentralizado. En un modelo centralizado, los usuarios seleccionan sus productos de una herramienta de compra en línea o ingresan los detalles de su solicitud de compra completando un formulario en línea. Estas solicitudes se dirigen al personal central de adquisiciones, que las revisa, agrega cuentas internas, selecciona el proveedor y luego envía la orden de compra. La función principal del personal de adquisiciones es garantizar que se seleccione el proveedor apropiado y agrupar pedidos similares.
En un modelo descentralizado, cada individuo o departamento puede usar la herramienta en línea para crear órdenes de compra de bienes o servicios que requieren. Estos pedidos se envían directamente al proveedor. No hay interacción con el departamento interno de compras.
La gran mayoría de las empresas con los recursos para respaldar las compras electrónicas son lo suficientemente grandes como para tener un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o un sistema de contabilidad integrado. Estos tipos de sistemas incorporan todas las funciones administrativas de la empresa, lo que permite una mayor flexibilidad y delegación de responsabilidad. El módulo de adquisiciones generalmente se integra en el sistema de contabilidad, lo que permite que las órdenes de compra y los pagos de facturas se procesen a través de cualquiera de los módulos.
La adquisición electrónica requiere personal de apoyo tanto a nivel interno como a nivel de proveedor. Algunas empresas crean un departamento de servicios al cliente dedicado a la capacitación, documentación y soporte para el sistema electrónico. Otros integran todas las funciones administrativas en un solo grupo de apoyo.
Se pronostica que las adquisiciones electrónicas experimentarán un crecimiento constante en los próximos cinco a 10 años, ya que las empresas buscan reducir las ineficiencias, aumentar el uso de la tecnología y mejorar los procesos comerciales. Existe una variedad de compañías de software que se especializan en este campo. Además, muchas empresas de software de contabilidad están agregando esta función a su oferta estándar para satisfacer la demanda de los clientes.