¿Qué es la adquisición electrónica?
La adquisición electrónica es el proceso de compra de materiales a través de Internet. La definición real de adquisición electrónica es el uso de sistemas informáticos electrónicos para administrar todo el proceso de adquisición, desde la compra hasta el pago. Lo contrario de la adquisición electrónica es el comercio electrónico. En comercio electrónico o comercio electrónico, la compañía organiza un sitio web e infraestructura para permitir a los clientes comprar materiales en línea. Un proceso de adquisición electrónico es el uso del sitio web de comercio electrónico de otra compañía.
Para configurar la adquisición electrónica, hay tres elementos que deben resolverse: proceso comercial, integración con sistema de contabilidad y soporte. La razón principal para implementar este tipo de adquisición es el ahorro de costos para la organización de compras. La mayor eficiencia reduce el tiempo y el nivel de esfuerzo necesarios para actualizar el sistema de compras manualmente, así como administrar el proceso de pago de cuentas.
Hay dos BProcesos de usoss utilizados: centralizados y descentralizados. En un modelo centralizado, los usuarios seleccionan sus productos básicos desde una herramienta de compra en línea o ingresan los detalles de su solicitud de compra completando un formulario en línea. Estas solicitudes se dirigen al personal de adquisiciones centrales, que las revisan, agregan cuentas internas, seleccionan el proveedor y luego envían la orden de compra. El papel principal del personal de adquisiciones es garantizar que se seleccione el proveedor apropiado y agrupe órdenes similares.
En un modelo descentralizado, cada individuo o departamento puede usar la herramienta en línea para crear órdenes de compra para bienes o servicios que requieren. Estos pedidos se envían directamente al proveedor. No hay interacción con el departamento de adquisiciones internos.
La gran mayoría de las empresas con los recursos para apoyar las adquisiciones electrónicas son lo suficientemente grandes como para tener una planificación de recursos empresariales (eRP) Sistema o sistema de contabilidad integrado. Estos tipos de sistemas incorporan todas las funciones administrativas del negocio juntas, lo que permite una mayor flexibilidad y delegación de responsabilidad. El módulo de adquisición generalmente está integrado en el sistema de contabilidad, lo que permite procesar órdenes de compra y pagos de facturas a través de cualquiera de los módulos.
La adquisición electrónica requiere personal de soporte tanto internamente como a nivel de proveedor. Algunas empresas crean un departamento de servicios al cliente dedicado a la capacitación, documentación y soporte para el sistema electrónico. Otros integran todas las funciones administrativas en un solo grupo de apoyo.
Se pronostica que la adquisición electrónica experimentará un crecimiento constante en los próximos cinco a 10 años, ya que las empresas buscan reducir las ineficiencias, aumentar el uso de la tecnología y mejorar los procesos comerciales. Hay una gama de compañías de software que se especializan en este campo. Además, muchas empresas de software de contabilidad están agregando tSu función a su oferta estándar para satisfacer la demanda de los clientes.