¿Qué es la gestión de contenido empresarial?
Enterprise Content Management es un producto de software que administra documentos escritos. Este tipo de software se encuentra más comúnmente en grandes corporaciones o instituciones. El requisito de este tipo de software creció del uso de programas de procesamiento de textos para desarrollar contenido y la necesidad de administrar este proceso con una gran cantidad de editores y contribuyentes.
Hay dos clases de soluciones de gestión de contenido empresarial: gestión de contenido del sitio web y gestión de contenido de procesos comerciales. Ambas clases proporcionan un conjunto estándar de características y funcionalidad diseñadas para mejorar la gestión de documentos, edición, versiones y aprobaciones. La implementación real de estos conceptos difiere entre las dos opciones. Esto tiene un impacto en la transparencia y el proceso de negocio requerido para usar estos sistemas.
En un sistema de gestión de contenido empresarial del sitio web, el resultado del flujo de trabajo se publica en el sitio web de la compañía. Todos los documentos, borradores y versiones se almacenan ymantenido en un servidor web. Para acceder a este sistema, los usuarios van a Internet y acceden al sitio web de la compañía. Ingresan un nombre de usuario y contraseña para ver el contenido que son responsables de crear, editar y aprobar.
Cada documento que se publicará en el sitio web debe crearse en este sistema. El escritor del artículo luego lo envía al equipo para editar. Los diferentes usuarios pueden acceder al documento, editar y guardar sus cambios. El software rastrea los cambios realizados por cada persona y mantiene las versiones en el orden adecuado.
Al final del proceso de edición, el documento se envía al aprobador para su revisión. El aprobador revisa la versión final del borrador y puede ver todas las ediciones y cambios realizados y quién. Tras la aprobación, el documento se publica en el sitio web.
El sistema de gestión de contenido empresarial de proceso empresarial se configura en un documento en redNT Server y está ubicado detrás del firewall corporativo. El acceso se otorga en función de su posición y nivel de responsabilidad. En este entorno, todos los documentos se almacenan en el software de procesamiento de textos, lo que permite a los usuarios utilizar fácilmente las herramientas existentes para cumplir con los requisitos.
Los documentos pueden estar basados en plantillas o formularios y se almacenan en un repositorio compartido. Los usuarios acceden a las plantillas y las actualizan según sea necesario. Al finalizar, los documentos se publican en el directorio compartido y se envía una notificación a la siguiente persona en el proceso comercial. Revisan y editan el documento según sea necesario. Al finalizar, el documento está aprobado y no se pueden hacer más cambios.