¿Qué es la administración de la oficina ejecutiva?
Un ejecutivo es generalmente alguien que ocupa un puesto de nivel superior en una empresa, como un gerente o asistente de gerente. La administración atiende a las necesidades de esa persona y las necesidades que el ejecutivo debe satisfacer para hacer su trabajo correctamente. Por lo general, la administración de la oficina ejecutiva se traduce en atender las necesidades de la oficina y algunas necesidades personales de un empleado de alto nivel para que pueda ejecutar con éxito el trabajo. Tal tendencia podría involucrar muchas cosas diferentes.
Cuando las personas analizan los programas de capacitación en administración de la oficina ejecutiva, a menudo se les dice que las prepararán para administrar pequeñas oficinas o para tomar puestos de nivel inferior, como secretario o asistente administrativo. La cantidad de personal en una oficina podría dictar el puesto y las responsabilidades, y algunas personas dirigen una oficina completa con un título como el Secretario Ejecutivo. La administración no necesariamente se traduce en la gestión de una oficina, lo cual es una distinción importante para hacer cuando las personas eligen CAReers.
Esencialmente, cualquier personal de apoyo en la oficina del ejecutivo está realizando algún tipo de administración de la oficina ejecutiva. Los trabajos que podrían realizarse o cumplirse diariamente incluyen responder teléfonos, tomar mensajes y hacer citas. Cualquier trabajador en la oficina puede usar la abreviatura para registrar letras dictadas y luego escribirlas, revisarlas, obtener una firma y enviarlas. La mayoría de las oficinas también tienen que mantener registros de sus actividades, y los asistentes administrativos o secretarios podrían estar a cargo de mantener un sistema de archivos, presentar todos los registros y extraer los archivos necesarios, ya que son necesarios.
La presentación ya no está necesariamente en el papel, y es probable que la administración de la oficina ejecutiva use varios programas de computadora de negocios para mantener ciertos registros. Del mismo modo, mientras que en el pasado respondiendo teléfonos y cartas de escritura podría haber sido la fuente de comunicación más común,Una persona que trabaja en la administración de la Oficina Ejecutiva hoy podría enviar mensajes de texto, tuitear o enviar comunicaciones por correo electrónico a personas dentro o fuera de la oficina. Todavía es probable que las personas que forman parte del equipo de administración de la Oficina Ejecutiva tengan algún contacto directo con el público o con otros en el negocio que pasan por la oficina para reuniones o para hablar con el ejecutivo, y algunos empleados pueden necesitar interferencias para ese ejecutivo si no está disponible para visitas o reuniones largas.
Parte de esta administración es ver las necesidades del ejecutivo. Estos pueden incluir mantener calendarios para él o ella, hacer o cancelar citas, y programar planes de transporte y viajes según sea necesario. El trabajo también podría involucrar más tareas personales como comunicar fechas y horarios con la familia del ejecutivo o recoger cosas como la limpieza en seco.
en el peldaño superior de la administración de la oficina ejecutiva es la gerencia, y estos empleados pueden participar en todos losActividades anteriores, al tiempo que administra la oficina y cualquier empleado. Esto podría significar que actúan como supervisores, tienen el poder de contratar, disparar o disciplina, y mantienen reuniones u otras comunicaciones con los empleados para mantener la oficina funcionando sin problemas. Para todos los niveles de empleados en estas oficinas, el objetivo es trabajar de manera profesional y eficiente para apoyar el trabajo del ejecutivo. Claramente, el tipo de trabajo puede variar con el título y el tipo de empresa de cada ejecutivo para la cual se emplean a oficinas trabajadoras y ejecutivos.