¿Qué es la gestión de gastos?
La gestión de gastos
es un proceso para realizar un seguimiento de los gastos de los empleados, o en el caso de trabajo por cuenta propia, para gestionar personalmente los gastos asociados con hacer negocios. Tener tales sistemas es importante para documentar los gastos correctamente en presentaciones como declaraciones fiscales, además de auditar a los empleados para asegurarse de que cumplan con las políticas de la empresa sobre los gastos. Varias empresas producen software de gestión de gastos para ayudar con este proceso, lo que facilita el seguimiento de los gastos correctamente.
En empresas de cualquier tamaño, los empleados pueden incurrir en gastos en nombre de la empresa como parte de su trabajo. Algunas compañías solo permiten a los empleados hacer esto con permiso, como cuando un propietario de una pequeña empresa envía a un empleado a la tienda de suministros de oficina para satisfacer una necesidad específica. Otros pueden proporcionar a los empleados cuentas de gastos, lo que les permite usar fondos para fines preautorizados sin verificar primero. En ambos casos, la gestión de gastos es necesaria.
Los empleados envían documentación parar todos los gastos en los que incurren. Esto incluye un desglose detallado, que muestra cómo gastaron el dinero y cómo se aplica al negocio. Los gastos pueden incluir entretenimiento del cliente, comida y vivienda en viajes de negocios, alquileres de automóviles, pasajes aéreos, etc. La Compañía puede auditar los gastos para asegurarse de que estén dentro de los límites razonables, como la asignación por periódico de la compañía para las comidas. Las personas que reclaman gastos excesivos o inusuales pueden estar sujetas a un escrutinio cercano y podrían revocar los privilegios si la compañía siente que sus gastos son abusivos.
El software puede facilitar la gestión de gastos. Los contadores o el personal de recursos humanos pueden establecer perfiles para que cada empleado rastree los gastos. El software facilita la revisión de la historia anterior, los cambios en el seguimiento y la extracción de gastos relacionados con eventos particulares. En caso de auditoría, el personal puede evaluar los perfiles de los empleados para obtener signos de fraudulentoActividad, como recibos dobles, reclamos de gastos comerciales cuando los empleados estaban en viajes personales, etc.
Para las personas por cuenta propia, la gestión de gastos es importante para mantener bajos los costos y rastrear los gastos adecuadamente para impuestos. Estos gastos pueden tratarse como deducciones fiscales, siempre que la documentación se mantenga a mano y se clasifiquen adecuadamente. Ciertas categorías de gastos, como el entretenimiento, están sujetas a un escrutinio cercano por parte de las autoridades fiscales, y los programas de gestión de gastos pueden proporcionar consejos y trucos para reducir la posibilidad de una auditoría fiscal, como los gastos de marcado que parecen desproporcionadamente altos en comparación con otros gastos o ingresos.