¿Qué es la gestión de gastos?
La gestión de gastos es un proceso para realizar un seguimiento de los gastos de los empleados, o en el caso del trabajo por cuenta propia, para gestionar personalmente los gastos asociados con la realización de negocios. Tener dichos sistemas en funcionamiento es importante para documentar los gastos adecuadamente en documentos como declaraciones de impuestos, además de auditar a los empleados para asegurarse de que cumplan con las políticas de la compañía sobre gastos. Varias empresas producen software de gestión de gastos para ayudar con este proceso, lo que facilita el seguimiento de los gastos correctamente.
En empresas de cualquier tamaño, los empleados pueden incurrir en gastos en nombre de la empresa como parte de su trabajo. Algunas compañías solo permiten que los empleados hagan esto con permiso, como cuando el dueño de una pequeña empresa envía a un empleado a la tienda de suministros de oficina para satisfacer una necesidad específica. Otros pueden proporcionar cuentas de gastos a los empleados, lo que les permite utilizar fondos para fines autorizados previamente sin consultar primero. En ambos casos, la gestión de gastos es necesaria.
Los empleados presentan documentación para todos los gastos en los que incurren. Esto incluye un desglose detallado, que muestra cómo gastaron el dinero y cómo se aplica al negocio. Los gastos pueden incluir entretenimiento para el cliente, comida y vivienda en viajes de negocios, alquiler de automóviles, pasajes aéreos, etc. La compañía puede auditar los gastos para asegurarse de que se encuentren dentro de límites razonables, como la asignación diaria de comidas de la compañía. Las personas que reclaman gastos excesivos o inusuales pueden estar sujetas a un escrutinio minucioso y se les puede revocar los privilegios si la empresa considera que sus gastos son abusivos.
El software puede facilitar la gestión de gastos. Los contadores o el personal de recursos humanos pueden configurar perfiles para cada empleado para realizar un seguimiento de los gastos. El software facilita la revisión del historial anterior, el seguimiento de los cambios y la extracción de gastos relacionados con eventos particulares. En el caso de una auditoría, el personal puede evaluar los perfiles de los empleados para detectar signos de actividad fraudulenta, como recibos duplicados, reclamos de gastos comerciales cuando los empleados estaban en viajes personales, etc.
Para las personas que trabajan por cuenta propia, la gestión de gastos es importante para mantener los costos bajos y realizar un seguimiento adecuado de los gastos de impuestos. Estos gastos pueden tratarse como deducciones fiscales, siempre que la documentación se mantenga a mano y se clasifiquen adecuadamente. Ciertas categorías de gastos, como el entretenimiento, están sujetas a un escrutinio minucioso por parte de las autoridades fiscales, y los programas de gestión de gastos pueden proporcionar consejos y trucos para reducir la posibilidad de una auditoría fiscal, como marcar gastos que parecen desproporcionadamente altos en comparación con otros gastos. o ingresos.