¿Qué es el seguimiento de inventario?
El seguimiento de inventario es el proceso de mantener un sistema que no solo aborda la adición de artículos a un inventario, sino también cualquier desembolso de ese inventario existente. El seguimiento también normalmente proporciona información que permite reponer el inventario de manera oportuna. El objetivo de cualquier esfuerzo de seguimiento exitoso es asegurarse de que el inventario se mantenga a un nivel que ayude a la empresa a alcanzar sus objetivos. Dado que hay muchos tipos diferentes de inventarios, las estrategias utilizadas como parte del seguimiento de inventario variarán de un entorno a otro.
Cuando se trata de rastrear la actividad en un inventario de productos terminados, los métodos de inventario aplicados harán que sea más fácil contabilizar cualquier producto que se haya producido y agregado recientemente al inventario total, así como documentar cualquier envío de productos a los clientes que reduzca el total inventario. Tradicionalmente, esto implicaba mantener registros detallados de producción que se aplicaban a una lista de inventario en ejecución, así como restar bienes extraídos del inventario para completar los pedidos de los clientes. Hoy en día, el software de inventario informático permite vincularse directamente con los sistemas de producción y pedidos para ajustar el saldo de inventario en tiempo real, un proceso que ayuda a reducir el margen de error con el saldo de inventario.
Los inventarios de materias primas o materiales también se mantienen utilizando varios tipos de métodos de seguimiento de inventario. Aquí, la atención se centra en recibir los materiales en el inventario a medida que llegan a la planta, al tiempo que se contabilizan las materias primas que se envían a varios departamentos dentro de la planta cuando y según sea necesario. Muchas estrategias para mantener el inventario requieren reordenar las materias primas cuando alcanzan un cierto nivel mínimo. Conocido en algunos círculos como pedidos por uso, este método ayuda a garantizar que los materiales vitales para el funcionamiento de la planta estén siempre disponibles, con nuevos materiales que llegan justo antes de que se agote el inventario existente. Si se estructura correctamente, los pedidos basados en el uso ayudan a evitar un alto inventario que está sujeto a impuestos adicionales, pero también evita el gasto de tener que cerrar la operación temporalmente debido a la falta de materiales.
Los elementos esenciales de la planificación del inventario se pueden adaptar a casi cualquier situación. Los mismos principios generales que rigen los esfuerzos de seguimiento de inventario de una gran planta de fabricación también se pueden utilizar para crear modos efectivos de gestión de inventario para una oficina pequeña. Las estrategias de seguimiento de inventario más efectivas permiten funcionar con un inventario relativamente reducido que se repone a tiempo para satisfacer las necesidades del negocio, pero no con tanta anticipación que los artículos permanecen en los estantes durante largos períodos de tiempo.