¿Qué es el procesamiento de facturas?
El procesamiento de facturas es una serie de procedimientos para manejar las facturas para asegurarse de que se paguen de manera oportuna. Las empresas individuales generalmente tienen sus propios sistemas de procesamiento, que involucran a miembros del personal de contabilidad, así como a supervisores y otro personal. El software para ayudar con el procesamiento de facturas está disponible para agilizar el proceso, facilitar la localización de registros y proporcionar un acceso rápido a las facturas pendientes actuales.
El proceso comienza con la entrega de una factura por fax, correo electrónico, correo u otro sistema. Un miembro del personal de contabilidad debe abrir y revisar la factura para decidir cómo proceder. Puede tener un número de orden de compra, lo que indica que la persona a cargo de esa orden de compra debe verificarlo. Esto puede implicar verificar la factura con los artículos reales recibidos y verificar que una persona aprobó la compra en primer lugar. Si no hay un número de orden de compra, el contador debe examinar el documento para determinar qué tipo de producto o servicio se está discutiendo.
En los sistemas de procesamiento electrónico de facturas, las personas pueden registrar los datos de la factura, incluidos el proveedor de origen, los detalles, la fecha de vencimiento, etc., creando una entrada de base de datos rastreable. Los supervisores de contabilidad pueden solicitar listas de facturas pendientes ordenadas por fecha de vencimiento y otros parámetros. Una vez que un contador aprueba el pago, los fondos se pueden enviar mediante cheque, transferencia electrónica de fondos y otros métodos, utilizando la información del proveedor en el archivo. Si un proveedor es nuevo, el departamento de contabilidad puede necesitar contactar para recopilar información si los datos de facturación no están completos.
Las empresas registran sus pagos con un cheque o un número de confirmación, dependiendo de cómo envíen los fondos, para crear un registro que muestre cuándo y cómo hicieron un pago. Una vez que se envía el dinero, el departamento de contabilidad puede notar que la factura está pagada y sacarla de la columna de cuentas por pagar en sus libros de contabilidad. Si surge una disputa sobre los pagos, estos registros están disponibles para su revisión para averiguar dónde se extravió un pago y cómo abordar el problema.
El número de pasos involucrados en el procesamiento de facturas puede variar, dependiendo de la empresa y los sistemas que utiliza. Las cajas de seguridad están integradas para evitar problemas como el doble pago, el pago de compras no autorizadas o la falta de pago de una factura dentro de los términos asignados. En una pequeña empresa, una sola persona puede estar a cargo de estos pagos, mientras que las compañías más grandes pueden tener un departamento completo de cuentas por pagar responsable de manejar todo el procesamiento de facturas, para cada vendedor, desde proveedores de servicios públicos hasta subcontratistas que una compañía usa en proyectos específicos.