¿Qué es el procesamiento de facturas?
El procesamiento de facturas es una serie de procedimientos para manejar facturas para asegurarse de que se les paga de manera oportuna. Las empresas individuales generalmente tienen sus propios sistemas de procesamiento, que involucran miembros del personal contable, así como supervisores y otro personal. El software para ayudar con el procesamiento de facturas está disponible para optimizar el proceso, facilitar la ubicación de registros y proporcionar un acceso rápido a las facturas pendientes actuales.
El proceso comienza con la entrega de una factura por fax, correo electrónico, correo u otro sistema. Un miembro del personal contable debe abrir y revisar la factura para decidir cómo proceder. Puede tener un número de orden de compra, lo que indica que la persona a cargo de esa orden de compra debe verificarlo. Esto puede implicar verificar la factura contra los artículos reales recibidos y verificar que una persona aprobó la compra en primer lugar. Si no hay un número de pedido de compra, el contador debe examinar el documento para determinar qué tipo de productoo el servicio está en discusión.
En los sistemas de procesamiento de facturas electrónicas, las personas pueden registrar los datos de la factura, incluido el proveedor de origen, los detalles, la fecha de vencimiento, etc., creando una entrada de base de datos rastreable. Los supervisores contables pueden solicitar listas de facturas pendientes ordenadas por fecha de vencimiento y otros parámetros. Una vez que un contador aprueba el pago, los fondos pueden enviarse por cheque, transferencia de fondos electrónicos y otros métodos, utilizando la información del proveedor en el archivo. Si un proveedor es nuevo, el departamento de contabilidad puede necesitar ponerse en contacto para recopilar información si los datos de facturación no están completos.
Las empresas registran sus pagos mediante cheque o número de confirmación, dependiendo de cómo envíen fondos, para crear un registro que muestre cuándo y cómo hicieron un pago. Una vez que se envía el dinero, el departamento de contabilidad puede tener en cuenta que la factura se paga y la mueve de la columna de cuentas por pagar en therederos Libradores. Si una disputa surge sobre los pagos, estos registros están disponibles para su revisión para averiguar dónde se extravía un pago y cómo abordar el problema.
El número de pasos involucrados en el procesamiento de facturas puede variar, dependiendo de la empresa y los sistemas que utiliza. Los fallas se incorporan para evitar problemas como pagos dobles, pagar en compras no autorizadas o no pagar una factura dentro de los términos asignados. En una pequeña empresa, una sola persona puede estar a cargo de estos pagos, mientras que las empresas más grandes pueden tener un departamento de cuentas por pagar completamente responsable de manejar todo el procesamiento de facturas, por cada proveedor, desde proveedores de servicios públicos hasta subcontratistas, una empresa utiliza en proyectos específicos.