¿Qué es el papeleo?
El papeleo es un término general para los diferentes formularios, facturas, listas, currículums y trabajos que deben completarse en cada negocio. Aunque la mayoría de las computadoras han eliminado algunos documentos, como notas de papel, todavía se necesitan formularios y otros documentos en la mayoría de las oficinas. En muchas oficinas, muchas personas pueden manejar y procesar los mismos documentos antes de archivarlos, almacenarlos o triturarlos.
Muchos expertos en eficiencia de oficinas aconsejan que cada hoja de papel se dirija a donde debe ir de inmediato para ser manejada por ese departamento o persona. Después de leer y trabajar con cada hoja de papel, puede archivarse, desmenuzarse, desecharse, reciclarse o colgarse en un tablón de anuncios. El papeleo que aún se necesita para completar se puede guardar en una bandeja escalonada. Las bandejas deben etiquetarse para evitar pilas de papeles mezclados en las bandejas.
La forma clásica de etiquetar las bandejas, o cestas, en un soporte de documentos de varios niveles de escritorio es con las palabras dentro y fuera . La cesta de entrada es para el papeleo entrante que debe hacerse y la cesta de salida contiene el papeleo saliente que está terminado. Algunos empleados de oficina todavía etiquetan sus bandejas de escritorio de esta manera, mientras que otros pueden renunciar a las etiquetas por completo. Algunos trabajadores no usan bandejas de varios niveles para el papeleo, pero pueden usar archivos colgantes para almacenar papeles en un cajón de escritorio profundo.
Algunos trabajadores simplemente parecen mantener la mayor parte de su papeleo en una pila en su escritorio, pero la mayoría de los expertos en organización empresarial sugieren que solo tienen el proyecto más actual en el escritorio. Otros proyectos de papeleo se pueden almacenar en bandejas o archivos para una fácil referencia. Tener que buscar entre documentos desorganizados para encontrar algo puede reducir la productividad.
Los tipos de documentos comunes a la mayoría de las empresas incluyen formularios, informes, registros legales, resúmenes de proyectos, evaluaciones de empleados, faxes, cartas, informes de envío, pedidos y facturas. Muchas empresas utilizan pedidos y facturas por computadora, así como correos electrónicos en lugar de cartas. Sin embargo, la mayoría de las empresas imprimen copias de estos para otros departamentos, como el departamento de contabilidad. Algunas oficinas pueden estar prácticamente sin papel, pero muchas todavía están trabajando para llegar a ese punto. La mayoría de las empresas hoy reciclan sus documentos siempre que sea posible y las cajas de reciclaje de papel son una vista común en las oficinas de hoy.