¿Qué es la gestión de nómina?
La gestión de la nómina es el proceso que las empresas utilizan para compensar a los trabajadores por su trabajo. Este proceso también incluye retenciones de impuestos sobre la nómina, como ingresos, seguridad social y desempleo, así como embargos. Muchas compañías usan un paquete de software de contabilidad o negocios computarizado para ayudarlos con esta función comercial. Los gerentes de nómina y los empleados del departamento de recursos humanos generalmente mantienen archivos de empleados donde la compañía tiene registros escritos para respaldar las deducciones retenidas del cheque de pago del empleado.
Las empresas suelen desarrollar sistemas estándar de gestión de la nómina para garantizar que todos los empleados completen la documentación necesaria para trabajar en una empresa. Esta información contiene información personal relacionada con la identificación nacional de un individuo, lugar de residencia, documentación de experiencia y documentos fiscales. El papeleo puede relacionarse con agencias gubernamentales federales, estatales o locales. Las empresas deben mantener estos documentos en su sistema de gestión de nómina todo el tiempo que el empleado trabaje para la empresa y durante varios años después de que la empresa o el empleado finalice la relación laboral.
Muchos paquetes o aplicaciones de software de contabilidad y negocios contienen módulos de nómina que las empresas pueden usar para la gestión de nómina. Estos módulos pueden ayudar a automatizar los sistemas que calculan los impuestos sobre la nómina y los embargos salariales. La mayoría de los paquetes y aplicaciones de software en el mercado actual permiten a las empresas actualizar sus módulos de nómina cada vez que se realizan cambios en las leyes de impuestos sobre la nómina. Esto ahorra tiempo a la empresa, especialmente si la empresa tiene múltiples ubicaciones nacionales o internacionales. Estos módulos también pueden ayudar a las empresas a separar sus sistemas de gestión de nómina por clase de trabajador, como salario, por hora u otras clasificaciones.
Los dueños de negocios deben consultar a un abogado para asegurarse de que sus sistemas de gestión de nómina incluyan toda la documentación pertinente para contratar trabajadores, mantener la información de nómina y despedir empleados. El papeleo legal relacionado con la gestión de la nómina puede volverse rápidamente tedioso y requerir grandes cantidades de tiempo y esfuerzo para mantenerse en forma. Los propietarios que no mantienen actualizados los registros de la nómina pueden enfrentar severas sanciones de las agencias gubernamentales con respecto a la información de la nómina. Esto no solo puede costarles a los propietarios grandes cantidades de capital, sino que también puede obligar a las pequeñas empresas a la bancarrota.
Las pequeñas empresas o propietarios con poca experiencia en nómina pueden externalizar este proceso a un tercero. Si bien la nómina de contratación externa no exime por completo la responsabilidad de la empresa, puede ayudar a los propietarios a evitar completar la mayoría de los trámites relacionados con la nómina. Los procesadores de terceros también ofrecen a las empresas la capacidad de realizar verificaciones de antecedentes o de crédito de empleados potenciales, lo que puede ayudar a limitar o prohibir futuros problemas de los trabajadores desviados o descontentos.