¿Qué es el servicio de nómina?
En general, a los empleados se les paga a una tarifa fija, ya sea por hora o por salario. En los Estados Unidos, los empleadores están obligados a pagar el Seguro Social, Medicare, la indemnización laboral, los impuestos estatales, federales y, a menudo, locales para cada empleado. Un empleador también debe deducir una parte de estos impuestos y otras tarifas del cheque de pago de los empleados, y todas estas transacciones deben registrarse para fines de auditoría e impuestos.
Un servicio de nómina es una compañía que, por una tarifa, manejará todas estas funciones de forma independiente, liberando el tiempo del propietario del negocio para asuntos más importantes. Una vez que se establece una cuenta, el empleador simplemente proporciona al servicio de nómina una lista de todos los empleados, las horas que trabajaron y cualquier variación. Estos datos se procesan y los fondos se transfieren del banco del empleador a la cuenta del servicio de nómina. A los empleados se les paga mediante cheque estándar o depósito directo. Luego, el empleador recibe informes de nómina e impuestos.
Un servicio de nómina a menudo también ofrece otros servicios. Los empleadores pueden entregar la administración de los servicios de administración y retiro de beneficios de la compañía. Las vacaciones y el tiempo libre también se pueden rastrear. Algunos servicios de nómina incluso ofrecen la opción de administrar los pagos de impuestos del empleador, manejar el tiempo y los problemas de gestión laboral, ayudar con el cumplimiento de los impuestos, administrar los gastos e incluso asistencia previa a la evaluación. Un servicio de nómina también maneja rutinariamente la documentación necesaria para el depósito directo de los cheques de pago de los empleados. Los honorarios por los servicios de nómina varían según el tamaño de la cuenta y los tipos de servicios prestados. Normalmente, hay un cargo por persona, más un cargo por cheque emitido.
La primera compañía de servicios de nómina fue fundada en 1949 por el ex senador de Nueva Jersey Frank Lautenberg y los hermanos Henry y Joseph Traub. Inicialmente llamada nóminas automáticas, la compañía ofreció servicios simples de nómina utilizando una calculadora electromecánica y una máquina de contabilidad Comptometer. Las nóminas automáticas, que más tarde se llamaron Procesamiento automático de datos (ADP), se mantuvieron al día con la tecnología. ADP se convirtió en pionero en el uso de la contabilidad computarizada, comenzando con tarjetas perforadas y terminando con la tecnología más sofisticada de la industria.
ADP creció adquiriendo compañías de nómina más pequeñas y finalmente se hizo pública en 1961. La compañía ha seguido creciendo y es reconocida como líder en la industria de servicios de nómina con más de 500,000 clientes y un personal de más de 40,000 personas. Hoy, ADP maneja no solo el servicio de nómina, sino que también maneja una variedad de servicios de corretaje y distribución.
El éxito de ADP sirvió como modelo de negocio de servicios de nómina, y este concepto continúa evolucionando con mejoras en la tecnología. Hoy en día, muchos servicios de nómina interactúan con sus clientes directamente a través de Internet. Un cliente simplemente puede ingresar datos de nómina en su portal web y la transacción se procesa de inmediato. El cliente tiene acceso a todos los registros de nómina y personal, y esta información puede actualizarse cuando sea necesario. Se puede acceder rápidamente a los informes, lo que simplifica las tareas de la nómina corporativa y elimina errores costosos.
La proliferación del servicio de nómina computarizado ha llevado a algunos casos de fraude y robo total de fondos. Por lo tanto, es fundamental investigar un poco para asegurarse de que una determinada empresa de servicios de nómina sea confiable y confiable. Después de todo, esta compañía tendrá acceso a los registros más confidenciales de una compañía, incluida su cuenta bancaria. Además, si un servicio de nómina no realiza los pagos de impuestos a tiempo, la empresa será responsable y será multada en consecuencia. Debido a que estos casos son generalmente raros, los beneficios de usar un servicio de nómina superan cualquiera de los riesgos.