¿Qué es el aprovisionamiento de impresión?
El término adquisición de impresión se utiliza para describir el proceso utilizado para administrar la impresión y los costos relacionados con la impresión. Muchas grandes empresas gastan una cantidad significativa de dinero y tiempo del personal organizando grandes trabajos de impresión o la prestación de servicios de impresión dentro de la organización. El propósito de la adquisición impresa es administrar estos costos mediante la implementación de una serie de conceptos estratégicos de adquisición.
El concepto principal en la adquisición estratégica es que a través de la planificación avanzada y las actividades de compra consolidadas, una organización puede experimentar importantes ahorros de costos. Además de la reducción real de los gastos, estos procesos pueden conducir a una operación comercial más eficiente y, por lo tanto, a una mayor rentabilidad.
En la mayoría de las organizaciones grandes, cada departamento debe presentar un presupuesto anual de sus gastos para el año. En la adquisición impresa, la información relacionada con los gastos de impresión se pasa al departamento de adquisiciones. El oficial de adquisiciones es responsable de revisar la información y determinar si hay oportunidades para adquisiciones estratégicas.
Un ejemplo de uso común en la adquisición de impresiones es la impresión de folletos. Muchas compañías permiten que los departamentos encuentren su propia impresora, negocien un precio basado en su volumen y seleccionen el tipo de folleto que desean. En la adquisición impresa, los contratos se negocian y firman con una breve lista de proveedores, en función del volumen presupuestado de actividad para el año. Todos los departamentos se benefician de un precio más bajo por página, así como del ahorro en tiempo del personal para localizar múltiples proveedores y solicitar cotizaciones.
Este tipo de compra estratégica funciona mejor en una organización comprometida con la reducción de costos. Problemas relacionados con las fechas de entrega, decidir si la participación es obligatoria o voluntaria, y los problemas de servicio al cliente deben resolverse internamente. Hable con los usuarios comerciales para determinar sus requisitos exactos y encontrar puntos en común cuando sea posible.
La compra grupal es el proceso de combinar los requisitos de recursos totales para diferentes departamentos y crear una orden de compra o contrato. Los departamentos pueden ubicarse físicamente en diferentes edificios, con los requisitos del producto, siempre que todos estos productos estén incluidos en el contrato original. Esta práctica es cada vez más común en las empresas gubernamentales y del sector público, donde se puede comprar el mismo tipo de artículo para diferentes instituciones o departamentos.
Los gastos generales administrativos son el costo para la organización de todo el ciclo de compras a pagar. Esto incluye los salarios y los costos de soporte para el personal de adquisiciones, el procesamiento de facturas, la producción de cheques y la resolución de consultas de proveedores. Las organizaciones que combinan la cantidad total requerida para un período específico de tiempo pueden obtener precios más bajos, en función de un nivel específico de pedido. La negociación y fijación de precios a granel es muy importante al completar proyectos de adquisición de impresión. Las negociaciones de precios y servicios generalmente las completa el director de compras o el agente de compras senior.