¿Qué es la política de adquisiciones?
Una política de adquisición es simplemente las reglas y regulaciones que se establecen para gobernar el proceso de adquisición de bienes y servicios que necesita una organización para funcionar de manera eficiente. El proceso exacto buscará minimizar los gastos asociados con la compra de esos bienes y servicios mediante el uso de estrategias como la compra por volumen, el establecimiento de una lista fija de proveedores y el establecimiento de protocolos de reordenamiento que ayuden a mantener bajos los inventarios sin poner en peligro la función de operación. Tanto las pequeñas y grandes empresas como las organizaciones sin fines de lucro utilizan habitualmente algún tipo de política de adquisiciones.
No hay una sola forma correcta de establecer una política de adquisiciones. Factores como el tamaño del negocio, la disponibilidad de proveedores para suministrar los bienes y servicios necesarios, y el flujo de caja y el crédito de la empresa a menudo influirán en el enfoque de adquisición de compras. También es probable que el tamaño de la empresa marque una diferencia en la formación de la política de adquisiciones, ya que una empresa pequeña puede no ser capaz de obtener los descuentos por volumen de compras que una gran corporación puede administrar con relativa facilidad.
Del mismo modo, las circunstancias y los objetivos financieros de la empresa o entidad influyen en la selección de los sistemas de adquisición. Algunos sistemas son procesos manuales simples que hacen uso de métodos más antiguos, como un sistema de tarjeta plegable para rastrear compras, la emisión de artículos a varios departamentos y una cuenta corriente de inventario que se utiliza para planificar futuras compras. Hoy en día, los sistemas electrónicos permiten realizar un seguimiento automático de todas estas funciones, incluida la generación automática de solicitudes y órdenes de compra cuando los niveles de un artículo de inventario dado se reducen a un cierto nivel.
La contratación electrónica es una forma común de hacer y rastrear pedidos hoy en día. Los proveedores establecen conexiones de red con los clientes que hacen posible la interlínea con cualquier programa de adquisición utilizado por el cliente y hacen pedidos automáticamente, utilizando Internet para establecer la conexión. Los programas de este tipo también permiten rastrear rápidamente el cumplimiento de pedidos, las fechas de entrega e incluso revisar cualquier contrato de adquisición que esté actualmente vigente.
Ya sea que la política de adquisición implique el establecimiento de procedimientos de adquisición de construcción, o rija las compras realizadas por un fabricante o una organización benéfica, una política sólida beneficiará a la organización al mantener los costos en línea y definir claramente cómo se realizarán las compras. A medida que cambian las necesidades de la entidad, existe una buena posibilidad de que la política de adquisiciones se ajuste para satisfacer esas nuevas circunstancias. Esto es necesario para garantizar que la política continúe funcionando en el mejor interés de la empresa u organización sin fines de lucro y que el proceso de adquisición sea simple y ordenado.