¿Qué es la adquisición de proyectos?
La adquisición del proyecto implica un proceso sistemático de identificación y adquisición, a través de la compra o adquisición, de los servicios, bienes o resultados del proyecto necesarios de proveedores externos que llevarán a cabo el trabajo. Generalmente es una función del gerente del proyecto; sin embargo, algunas organizaciones eligen seleccionar a una persona que no sea el gerente del proyecto para encargarse de estas tareas. Hay seis procesos ampliamente reconocidos por la industria de gestión de proyectos como parte integral de la gestión de adquisiciones de proyectos.
El primero de estos procesos es la planificación de compras y adquisiciones. En este paso, se identifican las necesidades que requieren subcontratación. Las fuentes para obtener los bienes, servicios o resultados requeridos se diferencian mediante un análisis de mercado. Al planificar la adquisición, se revisan los objetivos del proyecto para garantizar que la adquisición no se desvíe de los objetivos establecidos. La finalización de este paso incluye la identificación de los recursos necesarios para la adquisición, la determinación del tipo de contrato necesario para asegurar la adquisición y la preparación de un plan de gestión de adquisiciones.
La planificación del contrato, la solicitud de respuestas del vendedor y la selección del vendedor son los siguientes tres procesos que podrían completarse. En la planificación del contrato, es necesario describir en detalle los productos o servicios solicitados. Las solicitudes de propuestas y ofertas deben documentarse para evitar problemas.
Al solicitar respuestas y propuestas de vendedores, se identifican vendedores específicos y se los coloca en una lista de vendedores calificados. Los proveedores seleccionados se consideran calificados en función de su capacidad para proporcionar los bienes o servicios considerando las limitaciones del proyecto, su interés en proporcionar los bienes o servicios y la razonabilidad de sus ofertas. Una vez que los posibles vendedores han sido apartados, las propuestas de los vendedores seleccionados se evalúan para determinar el mejor proveedor para entregar los bienes o servicios. Una vez elegidos los vendedores, se negocian los contratos.
La administración de contratos es crítica para las tareas de adquisición de proyectos. Esbozar claramente las obligaciones, responsabilidades y objetivos de desempeño es esencial para completar este paso. La ejecución satisfactoria del contrato implica el seguimiento de la ejecución de los objetivos establecidos. En ocasiones, el gerente de adquisiciones del proyecto puede necesitar corregir los procesos para obtener los resultados deseados. Los cambios en el contrato deben controlarse y documentarse para evitar reclamos legales innecesarios.
Una vez que se completa el contrato, el paso final es cerrar el contrato. El contrato se audita para asegurarse de que se hayan cumplido todos los términos del contrato. El cierre del contrato implica evaluar el desempeño del proveedor y documentar las lecciones aprendidas en la ejecución del contrato.
La adquisición de proyectos no es una ciencia exacta. Aunque este proceso es generalmente aceptado dentro de la industria, la ejecución real puede diferir entre las organizaciones. Hay muchos cursos disponibles que enseñan las estrategias utilizadas por los gerentes de adquisiciones de proyectos. Los colegios comunitarios y los departamentos de educación extendida de las universidades a menudo imparten clases sobre este tema.