¿Qué es el ciclo de vida de los registros?
Un registro del ciclo de vida describe cada fase de un documento, desde la creación hasta la destrucción. Ayuda a las empresas y agencias a planificar almacenamiento, protección, recuperación y destrucción de información en diferentes etapas. Los registros de los sistemas de gestión del ciclo de vida generalmente controlan grandes cantidades de información de manera conveniente y segura.
La planificación se lleva a cabo comúnmente antes de que se implementen los procesos de gestión del ciclo de vida de los registros. La incorporación de procedimientos en rutinas diarias mantiene los registros bajo control y seguro. Esta planificación comúnmente incluye técnicas para recolección, organización, mantenimiento y eliminación a lo largo del ciclo de vida de los registros.
La definición de registros incluye fotos, gráficos, mapas, películas y cintas, tanto audio como visual. Un registro equivale a cualquier cosa que pueda reproducirse, generalmente con la ayuda de otros equipos. Define datos de un interior de una organización o de fuentes externas, y un registro puede considerarse oficial o no oficial. Registros oficiales generalmente DEnote información con una vida útil designada.
Los registros oficiales incluyen documentos financieros de una agencia pública, junto con cualquier otra información definida por la ley como un registro público. La información legal que podría usarse en la corte también podría estar bajo la clasificación de un registro oficial que debe mantenerse. Las leyes en muchas jurisdicciones exigen plazos para la preservación de registros oficiales, como los registros judiciales.
Los registros se crean a partir de correos electrónicos, llamadas telefónicas grabadas, documentos impresos y otros datos que muestran cómo evolucionaron las decisiones. Cualquier cosa que pueda ser útil para un negocio u organización en el futuro generalmente se conserva de acuerdo con su ciclo de vida de registros. Con avances en tecnología, las entidades comúnmente almacenan registros electrónicamente para eliminar la necesidad de áreas de almacenamiento en papel.
Organizar información y determinar sus factores de uso en registros Mana de ciclo de vidagement. Se debe catalogarse o archivarse un registro para una fácil recuperación cuando sea necesario o solicitado. Los formularios, la correspondencia y las copias duplicadas generalmente se almacenan utilizando un sistema de archivo que es fácil de entender y navegar.
Estos registros también requieren un plan de mantenimiento y protección, especialmente para datos que representan información valiosa con un ciclo de vida de registros permanentes. En muchas regiones, los registros con valor histórico se archivan en repositorios gubernamentales. Ejemplos de estos documentos incluyen registros de nacimiento y muerte y documentos presidenciales.
Cuando los datos llegan al final de su ciclo de vida, se permite la destrucción. La eliminación puede ser apropiada para borradores de documentos o materiales utilizados para preparar registros oficiales. Los duplicados también podrían ser destruidos después de que el original se haya conservado de alguna forma. Algunas empresas utilizan proveedores de servicios independientes para rastrear los períodos de vida de un disco.