¿Qué es el ciclo de vida de los registros?
Un ciclo de vida de los registros describe cada fase de un documento, desde la creación hasta la destrucción. Ayuda a las empresas y agencias a planificar el almacenamiento, la protección, la recuperación y la destrucción de información en diferentes etapas. Los sistemas de gestión del ciclo de vida de los registros generalmente controlan grandes cantidades de información de manera conveniente y segura.
La planificación comúnmente se lleva a cabo antes de que se implementen los procesos de gestión del ciclo de vida de los registros. La incorporación de procedimientos en las rutinas diarias mantiene los registros bajo control y seguros. Esta planificación comúnmente incluye técnicas de recolección, organización, mantenimiento y eliminación durante todo el ciclo de vida de los registros.
La definición de registros incluye fotos, gráficos, mapas, películas y cintas, tanto audio como visuales. Un registro equivale a cualquier cosa que pueda reproducirse, generalmente con la ayuda de otros equipos. Define datos del interior de una organización o de fuentes externas, y un registro puede considerarse oficial o no oficial. Los registros oficiales generalmente denotan información con una vida útil designada.
Los registros oficiales incluyen documentos financieros de una agencia pública, junto con cualquier otra información definida por ley como un registro público. La información legal que podría usarse en el tribunal también podría clasificarse en un registro oficial que debería mantenerse. Las leyes en muchas jurisdicciones exigen plazos para la preservación de los registros oficiales, como los registros judiciales.
Los registros se crean a partir de correos electrónicos, llamadas telefónicas grabadas, documentos impresos y otros datos que muestran cómo evolucionaron las decisiones. Cualquier cosa que pueda ser útil para una empresa u organización en el futuro generalmente se conserva de acuerdo con el ciclo de vida de sus registros. Con los avances tecnológicos, las entidades suelen almacenar registros electrónicamente para eliminar la necesidad de áreas de almacenamiento de papel.
Organizar la información y determinar sus factores de uso en la gestión del ciclo de vida de los registros. Un registro debe ser catalogado o archivado para una fácil recuperación cuando sea necesario o solicitado. Los formularios, la correspondencia y las copias duplicadas generalmente se almacenan utilizando un sistema de archivo que es fácil de entender y navegar.
Estos registros también requieren un plan de mantenimiento y protección, especialmente para los datos que representan información valiosa con un ciclo de vida de registros permanentes. En muchas regiones, los registros con valor histórico se archivan en repositorios gubernamentales. Ejemplos de estos documentos incluyen registros de nacimiento y defunción y documentos presidenciales.
Cuando los datos alcanzan el final de su ciclo de vida, se permite la destrucción. La eliminación puede ser apropiada para borradores de documentos o materiales utilizados para preparar registros oficiales. Los duplicados también pueden destruirse después de que el original se haya conservado de alguna forma. Algunas empresas utilizan proveedores de servicios independientes para rastrear la vida útil de un registro.