¿Qué es la contratación de servicios?
La adquisición de servicios es el proceso de identificar, evaluar y obtener diferentes tipos de servicios que son importantes para la operación general de un negocio. En muchos casos, este proceso de adquisición se realiza utilizando recursos internos. Sin embargo, las empresas también pueden utilizar sistemas de adquisición y consultores para localizar y contratar los servicios que necesitan.
Hay muchos tipos diferentes de servicios que una empresa puede necesitar para funcionar correctamente. Asegurar los servicios de comunicaciones como los servicios de teléfono, larga distancia, celular e Internet a menudo son importantes para las empresas de todos los tamaños. Además, una empresa puede contratar otros servicios, tales como mantenimiento de computadoras y servidores, marketing y relaciones públicas, y servicios de impresión y envío masivo.
En las grandes corporaciones, un departamento central de compras a menudo maneja el proceso de adquisición de servicios. Este departamento es responsable de encontrar posibles proveedores que puedan proporcionar los servicios necesarios, comparar sus servicios con los de sus competidores y negociar los mejores términos posibles. Los agentes y gerentes de compras a menudo tienen la autoridad para celebrar contratos de compras con proveedores, siempre que los contratos cumplan con las normas y regulaciones de la compañía. Cuando un departamento de compras es parte de la estructura corporativa, todos los demás departamentos envían sus solicitudes de nuevos servicios a un agente de compras en lugar de buscar servicios por su cuenta.
Las empresas más pequeñas a veces gestionan la adquisición de servicios al otorgar a los jefes de departamento la autoridad para buscar servicios por su cuenta. Con este escenario, el jefe del departamento generalmente tiene el primer contacto con un posible proveedor. Una vez que se determina que la compañía se beneficiaría de crear una relación de trabajo con el vendedor, un tomador de decisiones central, como el propietario o un presidente de la compañía, compromete a la compañía a un contrato de adquisición con el vendedor.
Una tercera alternativa en la adquisición de servicios es externalizar la función a un representante o consultor. El consultor evalúa las necesidades de su cliente, luego identifica a los posibles proveedores para proporcionar los servicios que se necesitan o desean. Con este enfoque, el consultor maneja todos los exámenes y calificaciones de los proveedores. A menudo, esto también incluye negociar el mejor acuerdo de servicio posible en nombre del cliente. Sin embargo, los consultores rara vez pueden comprometerse con un contrato para sus clientes. En cambio, el cliente debe hacer ese compromiso después de consultar con el consultor.
La adquisición de servicios en todas sus formas tiene el objetivo de obtener servicios empresariales de la más alta calidad al precio más bajo posible. Cuando se realiza de manera lógica y responsable, un proceso de adquisición de este tipo puede ahorrarle mucho dinero a cualquier empresa. Con este fin, hay una serie de oportunidades educativas, incluidos seminarios y talleres, que pueden ayudar a los profesionales de compras a perfeccionar sus habilidades para participar en la tarea de adquisición de servicios de manera efectiva.